Pide a cinco personas de tu empresa que te enseñen la última propuesta que mandaron a un cliente. Van a aparecer cinco tipografías distintas, tres versiones del logo y, con suerte, dos colores corporativos que se parezcan.
No es dejadez. Es que nadie les dio una plantilla, así que cada uno copió el documento de un compañero y lo fue modificando.
El manual de marca que no sirve
La reacción típica es encargar un manual de identidad: un PDF de sesenta páginas con áreas de respeto, usos incorrectos y una paleta con sus códigos.
Está muy bien y no cambia nada. Nadie de comercial va a abrir un PDF de sesenta páginas antes de escribir un presupuesto. Lo que usa la gente es lo que se abre y ya está bien.
Las seis plantillas que cubren casi todo
- Carta o documento general con membrete, para cualquier escrito formal.
- Propuesta o presupuesto, que es el documento que más ven tus clientes.
- Presentación, con portada, sección, contenido y cierre. Cuatro diapositivas maestras, no veinte.
- Factura, que normalmente sale del ERP y hay que configurar allí.
- Firma de correo, idéntica para toda la plantilla.
- Hoja de cálculo con los estilos ya definidos, para informes que se envían fuera.
Con eso está cubierto el noventa por ciento de lo que produce una pyme.
Cómo se hacen en LibreOffice
El formato de plantilla es .ott para textos, .ots para hojas y .otp para presentaciones. Al abrir un archivo así, se crea un documento nuevo basado en él en lugar de editar el original, que es justo lo que quieres.
La clave está en usar estilos, no formato manual. Si defines «Título 1» con la tipografía y el color corporativos, cambiar la marca dentro de tres años es editar el estilo. Si cada título está puesto a mano en negrita y azul, es rehacerlo todo.
Esto es lo mismo que recomendamos en el artículo sobre suites ofimáticas y es el hábito que más diferencia a quien sufre con el procesador de textos de quien no.
La tipografía: el detalle que rompe todo
Si tu plantilla usa una tipografía que solo está instalada en el ordenador de quien la diseñó, en los demás equipos se sustituye por otra y el documento se descoloca.
Dos salidas:
- Usar tipografías libres que se puedan instalar en toda la flota sin problema de licencia. Hay familias excelentes y gratuitas que aguantan cualquier comparación.
- Instalarla en todos los equipos como parte de la preparación, si la marca exige una concreta. Y comprobar que la licencia lo permite: no todas las tipografías de pago se pueden distribuir así.
Y exporta a PDF para enviar fuera. Así el cliente ve lo que tú ves, con la tipografía incrustada.
Dónde viven
Si hay que buscarlas, no se usan. Dos formas que funcionan:
- Instaladas en LibreOffice de cada equipo, para que aparezcan al crear documento nuevo.
- En una carpeta compartida de Nextcloud llamada algo evidente, sincronizada en todos los equipos.
Idealmente las dos. Y con una regla: solo una persona edita las plantillas maestras. Si todo el mundo puede tocarlas, en seis meses hay cinco versiones otra vez y volvemos al principio.
La factura y el presupuesto son otra cosa
Si tienes ERP, estos dos no deberían ser plantillas de ofimática: los genera el sistema, y ahí se personaliza el diseño una vez.
Es más trabajo inicial y elimina por completo el problema, porque nadie puede desviarse. Además evita el doble tecleo que describimos en del presupuesto a la factura.