Una empresa cierra el año con beneficio y todo el mundo respira. Lo que ese número no dice es que dentro hay un tipo de trabajo que pierde dinero en cada encargo, compensado por otro que va muy bien.
Y como nadie lo sabe, el comercial sigue vendiendo el que pierde, porque es el más fácil de vender. Suele serlo: está mal tarifado.
Qué es la contabilidad analítica
Una segunda clasificación, paralela a la contable. La contabilidad general responde a «¿cuánto gastamos en sueldos?». La analítica responde a «¿cuánto de esos sueldos se fue en el proyecto del cliente X?».
Es la misma información vista por otro eje, y no interfiere con la contabilidad oficial. Odoo, ERPNext y la mayoría de los ERP la traen; es cuestión de configurarla y, sobre todo, de usarla.
Decidir el eje: lo único difícil
Antes de tocar el sistema, contesta: ¿qué decisión quiero poder tomar con este número? De ahí sale el eje.
- Por proyecto u obra, si cada encargo es distinto. Construcción, consultoría, eventos, desarrollo.
- Por línea de servicio o producto, si vendes cosas repetibles y quieres saber cuál deja margen.
- Por cliente, si tienes pocos y grandes.
- Por centro o sucursal, si operas en varios sitios.
Elige uno para empezar. La tentación de llevar tres ejes a la vez acaba en que ninguno se rellena bien, y datos a medias son peores que no tenerlos porque se usan igual.
Los tres tipos de coste
Aquí está el trabajo, y conviene ser pragmático:
1. Los directos y evidentes. Material comprado para ese trabajo, la subcontrata, el alquiler de una máquina. Se imputan al registrar la factura de compra, con el campo analítico obligatorio. Es el ochenta por ciento del valor y lo más fácil.
2. Las horas de personal. La partida más grande en casi todas las empresas de servicios, y la que exige que la gente registre en qué trabajó. Es donde se juega el éxito de todo esto, y es un cambio cultural más que técnico.
Un atajo que funciona: no hace falta el detalle al minuto. Basta que cada persona reparta su semana entre los trabajos en los que participó, aunque sea en medias jornadas. La precisión adicional no cambia ninguna decisión.
3. Los indirectos. Alquiler, administración, luz, seguros. Aquí es donde mucha gente se atasca buscando el reparto perfecto.
Consejo práctico: no los repartas al principio. Calcula el margen antes de indirectos, que es un número limpio y comparable. Cuando lleves un año con eso funcionando y lo uses de verdad, entonces añade un reparto sencillo —un porcentaje sobre horas, por ejemplo—. Empezar por el reparto de indirectos es la mejor forma de no terminar nunca.
El coste de una hora de trabajo
Un error que lo distorsiona todo: usar el salario bruto dividido entre las horas del mes.
El coste real de una hora productiva incluye las cargas sociales, y se divide entre las horas realmente disponibles: descontando vacaciones, festivos, formación y el tiempo que no es imputable a ningún trabajo.
La diferencia entre el cálculo ingenuo y el real es grande, y siempre en la misma dirección: tus trabajos cuestan más de lo que crees. Si tarifas con el número ingenuo, estás perdiendo dinero de forma sistemática.
Qué mirar cuando ya funciona
Un informe al mes con margen por proyecto, ordenado de peor a mejor. Y tres preguntas sobre los que están abajo:
- ¿Se presupuestó mal, o se ejecutó mal? Son problemas distintos con soluciones distintas.
- ¿Es un caso aislado o es el patrón de ese tipo de trabajo?
- ¿Hay algo que no se facturó y debería haberse facturado? Los extras no cobrados son la causa más frecuente.
Y una advertencia final: este número se usa para tarifar y decidir qué vender, no para señalar a quien ejecutó el trabajo. En cuanto la gente percibe que el informe sirve para repartir culpas, los partes de horas dejan de ser fiables, y sin partes fiables todo esto no vale nada.