Las implantaciones de ERP no fracasan por el programa. Fracasan por seis motivos que se repiten con una regularidad asombrosa, y los seis se pueden ver venir.
Esto no es teoría de manual: es lo que hemos visto hacer mal, incluido a nosotros mismos.
1. Empezar sin que nadie mande
Un ERP toca ventas, almacén, compras y contabilidad a la vez. Eso significa que habrá decisiones donde lo que le conviene a un área perjudica a otra: quién aprueba un descuento, si se puede facturar sin albarán firmado, qué pasa con el stock negativo.
Si no hay una persona con autoridad para zanjar esas discusiones en el día, el proyecto se atasca en reuniones. Y esa persona no puede ser el informático: tiene que ser alguien del negocio.
Señal de alarma: llevas tres semanas sin decidir cómo se numeran las facturas.
2. Querer que el programa se parezca al anterior
Es la petición más cara que existe: «que funcione como lo teníamos». Cada personalización para replicar una costumbre añade código que hay que mantener, complica las actualizaciones y aleja tu instalación de la que conoce todo el mundo.
La regla que usamos: toda personalización tiene que justificarse por el negocio, no por la costumbre. Si la respuesta a «¿por qué así?» es «porque siempre lo hemos hecho así», no se personaliza.
Hay excepciones legítimas: lo que exige la ley de tu país y lo que de verdad te diferencia de la competencia. Todo lo demás, adáptate tú.
3. Migrar datos sucios
Toda empresa cree que sus datos están mejor de lo que están. Siempre hay el mismo cliente tres veces con tres grafías, artículos que ya no se venden desde hace años, y saldos que nadie ha cuadrado.
Meter eso en el sistema nuevo tiene un efecto devastador: el equipo deja de fiarse del programa. Y una vez que dejan de fiarse, vuelven a la hoja de cálculo y el proyecto ha muerto aunque siga funcionando.
Limpiar antes de migrar es aburrido, no lo hace nadie con ganas y es lo que más determina el resultado. Migra solo lo que necesitas: clientes activos, artículos vivos y saldos cuadrados. El histórico se consulta en el sistema viejo, que se puede dejar en modo lectura.
4. Encenderlo todo el mismo día
Arrancar ventas, compras, inventario, contabilidad y facturación electrónica el día uno garantiza que, cuando algo falle, nadie sepa qué lo causó.
Por partes, y empezando por el área que menos daño hace si se tuerce. Compras suele ser buen primer candidato: tiene menos volumen que ventas y no mira al cliente. La facturación electrónica, la última, y nunca mezclada con la puesta en marcha del ERP —está explicado en el artículo sobre facturación electrónica—.
5. Recortar la formación
Es la partida que primero se recorta porque parece prescindible, y la que más caro sale.
Un ERP que nadie sabe usar no se usa: la gente encuentra atajos, apunta en papel y mete los datos tarde y mal. Entonces los informes salen mal, dirección deja de mirarlos, y el sistema se convierte en un sitio caro donde se archivan facturas.
Dos cosas que funcionan mejor que un curso largo: formar por puesto y no en general —el almacenero no necesita saber de contabilidad— y hacer una segunda sesión tres semanas después, cuando ya han chocado con problemas reales y las preguntas son buenas.
6. No decidir quién lo mantiene
El proyecto termina, el consultor se va y el sistema se queda sin dueño. Pasan meses. Nadie actualiza, nadie revisa las copias, nadie corrige el proceso que quedó a medias.
Antes de arrancar tiene que estar respondido, por escrito: quién aplica las actualizaciones, quién crea usuarios cuando entra alguien, quién resuelve las dudas del mes tres, y quién comprueba que las copias se restauran. Si alguna respuesta es «ya veremos», ahí está el problema del año que viene.
La señal de que va bien
Una implantación sana se nota en algo muy concreto: a los dos meses, alguien del equipo pide una función nueva.
Eso significa que lo están usando de verdad, que le han visto el sentido y que quieren más. Si a los dos meses nadie pide nada y nadie se queja, no es que vaya bien: es que no lo están usando.