El inventario es donde una empresa descubre si su sistema sirve o no. Todo lo demás —facturas, presupuestos, clientes— se puede llevar a duras penas con hojas de cálculo. El stock, no: en cuanto hay más de un almacén o más de una persona tocándolo, la hoja miente.
Este artículo va de cómo montarlo bien, que tiene menos que ver con el programa de lo que parece.
Las decisiones que van antes del software
Cómo identificas cada cosa
Antes de instalar nada hay que decidir cómo se llama cada artículo y qué código tiene. Parece trivial y es la decisión que más condiciona todo lo demás.
Tres reglas que ahorran años de problemas:
- Un código por artículo, no por proveedor. Si el mismo tornillo te lo venden dos proveedores, sigue siendo un artículo.
- El código no describe. No metas el color, el precio ni el proveedor dentro del código. Eso son campos, y cambian.
- Usa el código de barras del fabricante cuando exista. Te ahorra etiquetar y reduce errores en el mostrador.
Variantes o artículos distintos
Una camiseta en tres tallas y cuatro colores: ¿son doce artículos o uno con variantes? Los ERP libres soportan variantes, y usarlas mantiene el catálogo limpio. Pero complican el inventario y los informes.
Regla práctica: si el precio y el proveedor son los mismos y solo cambia un atributo, usa variantes. Si cambia el precio o el proveedor, son artículos distintos.
¿Necesitas lotes o números de serie?
Esta decisión cambia mucho el trabajo diario, así que respóndela con honestidad:
- Lotes si vendes alimentación, química o cualquier cosa con caducidad o con obligación de trazabilidad.
- Números de serie si das garantía individual o haces mantenimiento de equipos concretos.
- Ninguno de los dos en el resto de los casos, que son la mayoría.
Activar trazabilidad «por si acaso» obliga a registrar el lote en cada entrada y cada salida. Si no la necesitas, es trabajo diario a cambio de nada.
Qué ofrece cada ERP libre
| Dolibarr | ERPNext | Odoo | |
|---|---|---|---|
| Varios almacenes | Sí | Sí | Sí |
| Variantes | Básicas | Sí | Sí |
| Lotes y caducidad | Limitado | Muy bueno | Bueno |
| Números de serie | Limitado | Muy bueno | Bueno |
| Ubicaciones dentro del almacén | No | Sí | Sí |
| Reposición automática | Básica | Sí | Sí |
| Inventario por lectora | Limitado | Sí | Sí |
Si el inventario es el corazón de tu negocio, la comparación real está entre ERPNext y Odoo. Dolibarr encaja cuando el stock es sencillo y lo que pesa es la facturación. Está desarrollado en la comparativa de los tres.
El arranque: el recuento inicial
Aquí se decide si el sistema va a ser creíble o no.
Si cargas las existencias «aproximadas» porque contar es un incordio, el sistema nace mintiendo. Y cuando alguien descubra la primera diferencia grande, el equipo entero dejará de fiarse: volverán a ir a mirar a la estantería y habrás pagado por nada.
- Cuenta de verdad, con el almacén parado si hace falta.
- Cuenta dos veces lo que más valor tiene. Las discrepancias aparecen ahí.
- Da de baja lo que no se vende desde hace años en vez de cargarlo. Un catálogo lleno de fantasmas hace el sistema inusable.
- Arranca un lunes, con el recuento hecho el sábado y sin movimientos en medio.
Mantenerlo fiable
Un inventario se degrada solo. Estas tres cosas lo sostienen:
- Recuentos cíclicos. En vez de un inventario anual traumático, cuenta unos pocos artículos cada semana, empezando por los de más valor. Detectas el problema en días, no en meses.
- Que nadie saque material sin registrarlo. Incluidas las muestras, los autoconsumos y lo que se lleva el gerente. Esa es, casi siempre, la fuga principal.
- Vigila el stock negativo. Si el sistema permite vender lo que no hay, aparecerán negativos. Cada uno es un error real esperando a ser encontrado.
Lo que el inventario te va a enseñar
A los tres meses de tenerlo bien, aparecen dos cifras que casi siempre sorprenden al dueño: cuánto dinero hay parado en artículos que no rotan, y cuántas ventas se pierden por roturas de stock de lo que sí rota.
Esa segunda cifra no aparece en ningún informe contable, porque una venta que no ocurrió no deja rastro. Es, con diferencia, lo más caro que tiene una empresa sin inventario fiable.