La contabilidad es la función donde más se nota una cosa: el programa es la parte fácil. Lo difícil es que cumpla las reglas de tu país, y eso no lo resuelve ningún proyecto internacional por sí solo.
Con eso claro, estas son las opciones reales y para quién sirve cada una.
Primero, dos preguntas que ordenan todo
¿La contabilidad la llevas tú o tu contador? Si la lleva una gestoría externa, probablemente no necesitas un programa de contabilidad: necesitas que tu sistema de gestión le entregue la información bien. Son proyectos distintos.
¿Tienes que emitir facturación electrónica? Si sí, esa exigencia manda sobre todo lo demás y reduce muchísimo las opciones. Lo explicamos en el artículo sobre facturación electrónica.
Contabilidad dentro del ERP
Es la opción que recomendamos para casi cualquier empresa que ya vaya a tener un sistema de gestión, y por un motivo muy concreto: el asiento se genera solo.
Cuando la factura de venta, el pago del cliente y el asiento contable son el mismo hecho registrado una vez, desaparece el trabajo de recodificar y desaparecen los descuadres. Eso vale más que cualquier función contable avanzada.
Los tres ERP libres serios —Odoo, ERPNext y Dolibarr— traen contabilidad. Con matices importantes:
- Odoo Community trae la base, pero la conciliación bancaria automática y los informes financieros avanzados están en la edición de pago. Para muchas pymes eso se cubre con módulos de la comunidad; conviene comprobarlo antes, no después.
- ERPNext trae la contabilidad completa sin edición recortada, pero con menos localizaciones fiscales de la región.
- Dolibarr tiene contabilidad más sencilla, suficiente para empresas pequeñas de servicios.
GnuCash: para el que lleva sus propios libros
- Licencia
- GPLv2
- Tipo
- Programa de escritorio
- Para quién
- Autónomos y empresas muy pequeñas sin inventario
- Partida doble
- Sí, real
GnuCash lleva partida doble de verdad, maneja varias monedas y saca los informes básicos: balance, resultados y mayor. Para un profesional independiente o una empresa de tres personas que factura servicios, sobra.
Sus límites son claros: es de escritorio y monousuario en la práctica, no gestiona inventario, y no va a emitir facturación electrónica. No intentes usarlo como sistema de una empresa con almacén: no es lo que es.
El asunto del plan de cuentas
Aquí está el trabajo real y lo que casi nadie presupuesta.
Ningún programa internacional viene con el plan contable de tu país configurado tal como lo quiere tu contador. Hay que cargarlo, ajustar los impuestos, definir qué cuenta usa cada tipo de operación y probar que los asientos automáticos salen donde deben.
Ese trabajo se hace con el contador delante, no después de haberlo configurado a ojo. Es la conversación que más disgustos evita, y la más barata de tener.
La prueba que zanja la duda
Antes de decidir nada, haz esto: coge un mes que ya hayas cerrado y presentado, cárgalo en el sistema candidato y comprueba que los números coinciden con lo que presentaste.
Si cuadran, tienes la confianza que ninguna demostración da. Si no cuadran, has descubierto el problema con un mes cerrado y sin prisa, en vez de descubrirlo en el cierre siguiente con Hacienda esperando.
Es el mismo principio que aplicamos a las copias de seguridad: ensayar antes de necesitarlo. En contabilidad vale doble.