El control horario es de los pocos asuntos de recursos humanos donde el software libre no tiene ninguna desventaja: no depende de la ley de cada país para funcionar, solo para saber qué hay que registrar.
Y es también uno de los que peor se implanta, porque casi siempre se monta pensando en la empresa y no en quien tiene que fichar.
Antes del programa: para qué lo quieres
Hay tres motivos distintos para registrar tiempo y confundirlos es lo que hace que el sistema no sirva para ninguno.
- Cumplir. Si tu país exige registro de jornada, necesitas entrada, salida y pausas, íntegro y exportable. Poco más.
- Facturar. Si cobras por horas, necesitas saber cuántas van a cada cliente y a cada trabajo. Es otro dato distinto.
- Entender el negocio. Si quieres saber qué proyectos dan pérdidas, necesitas tiempo por proyecto, aunque sea aproximado.
Pedirle al equipo que fiche entrada y salida y además impute horas por proyecto y además rellene una descripción es la forma más rápida de que los datos sean inventados. Elige lo que de verdad necesitas.
Las opciones
Dentro del ERP
Si ya usas Odoo, Dolibarr o ERPNext, los tres traen partes de horas. La ventaja es enorme cuando cobras por horas: el parte se convierte en línea de factura sin que nadie copie nada.
Para el registro de jornada puro y duro se quedan algo justos en cuanto a informes legales, pero cubren el dato.
Kimai
- Licencia
- AGPLv3
- Tecnología
- PHP y MySQL
- Para quién
- Equipos que facturan por horas o por proyecto
- Peso
- Muy bajo
Kimai está hecho exactamente para esto: cronómetro, imputación a cliente y proyecto, tarifas distintas por actividad e informes que sirven para facturar. Es ligero y se aprende en un rato.
Si tu empresa vende horas —una consultora, un estudio, un despacho— esta es la herramienta. Encaja bien con el ecosistema para un despacho contable.
Fichaje con dispositivo
Si tienes personal de producción o de almacén sin ordenador, la tableta en la entrada con un código o una tarjeta sigue siendo lo más práctico. Varias soluciones libres admiten un terminal así, y Odoo lo cubre con un modo quiosco.
Sobre la huella dactilar: es cómoda y es un dato biométrico, con obligaciones legales mucho más estrictas que un código. Si no tienes una necesidad clara, no la uses. Es de esas decisiones que parecen técnicas y son jurídicas.
Lo que hace que funcione
- Que fichar cueste menos de diez segundos. Si hay que abrir el navegador, iniciar sesión y buscar el botón, nadie ficha a la hora: fichan todos a las diez y media, de memoria.
- Que el trabajador vea sus propios datos. Un sistema donde solo mira la empresa se percibe como vigilancia. Uno donde cada cual consulta sus horas y su saldo de vacaciones se percibe como servicio.
- Que las correcciones sean posibles y queden registradas. La gente olvida fichar. Si no hay forma de arreglarlo, los datos se corrompen enseguida.
- Que alguien mire los informes. Si nadie los consulta nunca, el equipo lo nota y deja de tomárselo en serio.
La parte que es legal, no informática
Los registros de jornada son datos personales y, además, prueba en un conflicto laboral. Eso impone tres cosas:
- Conservarlos el tiempo que marque la normativa de tu país, ni más ni menos.
- Poder exportarlos si una inspección los pide, en un formato legible.
- Acceso restringido: no todo el mundo de administración tiene por qué ver los horarios de todos.
Y que las copias incluyan esto. Perder un año de registros de jornada no es un incidente informático: es un problema legal.
Sobre qué exige exactamente tu país, pregúntale a tu asesor laboral y no a un artículo. Aquí solo podemos decirte qué herramienta registra el dato.