El expediente de personal es la carpeta más sensible que tiene una empresa y casi siempre la peor protegida. Contratos, documentos de identidad, datos bancarios, incapacidades, a veces información médica. Y suele vivir en una carpeta compartida a la que tiene acceso medio departamento de administración «por comodidad».
Esto se arregla en una tarde y casi nadie lo hace.
Qué guarda un expediente
Conviene separarlo en dos grupos, porque no todo merece la misma protección:
- Datos de trabajo: contrato, puesto, salario, horario, vacaciones, formación. Los consulta quien gestiona personal.
- Datos personales sensibles: documento de identidad, cuenta bancaria, información familiar, partes médicos. Estos solo los necesita quien hace nóminas y poco más.
Mezclarlos en una sola carpeta obliga a dar acceso a todo para consultar lo inocuo. Separarlos es la decisión que más protege y no cuesta nada.
Dos formas de montarlo
Dentro del ERP
Odoo, ERPNext y Dolibarr tienen ficha de empleado con documentos adjuntos y permisos por rol. Es lo más ordenado porque el expediente queda unido a lo demás: contratos, ausencias, partes de horas.
Lo que hay que revisar es que los permisos sean de verdad finos. En algunos sistemas, quien puede ver la ficha de empleado lo ve todo, y eso no sirve.
En Nextcloud, con estructura
Si no tienes ERP, una estructura de carpetas bien pensada en Nextcloud resuelve el problema:
- Una carpeta por persona, no una carpeta por tipo de documento.
- Dentro, dos subcarpetas: la de trabajo y la sensible, con permisos distintos.
- Acceso concedido a personas concretas, nunca a un grupo llamado «administración».
- Nombres de archivo con fecha al principio, para que se ordenen solos.
Es menos elegante que el ERP y perfectamente válido.
Las tres reglas que importan
Acceso por persona, no por departamento
«Administración» no es un permiso: es una excusa. Si tres personas necesitan ver expedientes, se les da a esas tres. Cuando alguien cambia de puesto, se revisa.
Que quede registro de quién mira
Tanto los ERP como Nextcloud registran accesos. Activarlo no es desconfianza: es lo que te permite responder si algún día alguien pregunta quién consultó su expediente. Y esa pregunta llega, normalmente en medio de un conflicto.
Un criterio escrito de conservación
Cuánto tiempo se guarda el expediente de alguien que ya no trabaja contigo. La respuesta la da la normativa laboral de tu país, no el informático. Pero alguien tiene que escribirla y alguien tiene que aplicarla, porque lo que ocurre por defecto es que no se borra nunca.
El día que alguien se va
Este es el momento donde se ve si el sistema estaba bien montado:
- Retirar sus accesos a todos los sistemas. Con identidad única es una acción; sin ella, es una lista que se olvida a medias.
- Cerrar el expediente, con la fecha, y anotar cuándo toca revisarlo para eliminarlo.
- Recuperar lo que estaba solo en su equipo. Si trabajaba con archivos en local, ese es el momento.
- Rotar las contraseñas compartidas a las que tenía acceso, que es lo que el gestor de contraseñas te dice con exactitud.
Y en las copias
Los expedientes tienen que estar en las copias, cifrados, como todo lo demás. Con un matiz: son de los pocos datos donde el cifrado importa por sí mismo y no solo por precaución general. Una copia sin cifrar de la carpeta de personal, en manos equivocadas, es un problema serio.