El argumento que más frena una migración ofimática no es el precio ni las funciones. Es que alguien probó LibreOffice, abrió un documento del cliente, se le descolocó, y la conclusión fue «no es compatible».
Es una conclusión razonable a partir de una experiencia real, pero incompleta. Vale la pena entender qué pasa de verdad, porque casi todo tiene arreglo.
Los dos formatos
- ODF (
.odt,.ods,.odp) es un estándar internacional, desarrollado de forma abierta. Es el formato nativo de LibreOffice, y Microsoft Office también lo abre. - OOXML (
.docx,.xlsx,.pptx) es el formato de Microsoft. También está estandarizado sobre el papel, pero su especificación es enorme y hay comportamientos que en la práctica solo define la implementación de Microsoft.
Ahí está la asimetría: un archivo ODF abierto en Office suele ir bien, porque el estándar es abarcable. Un archivo OOXML complejo abierto en LibreOffice puede tener diferencias, porque hay partes del comportamiento que hubo que deducir.
Qué se rompe en la práctica
Después de bastantes migraciones, los problemas se repiten siempre en los mismos sitios:
- Macros VBA. Este es el de verdad. LibreOffice tiene su propio lenguaje y una capa de compatibilidad parcial. Una macro compleja hay que reescribirla.
- Tablas dinámicas avanzadas y algunas funciones estadísticas o financieras concretas.
- Tipografías que no están instaladas. Causa la mitad de los «se me descolocó todo» y no tiene nada que ver con el formato: si falta la fuente, se sustituye y cambian los saltos de línea.
- Documentos con maquetación muy ajustada: cuadros de texto anclados, columnas, objetos superpuestos.
- Control de cambios en revisiones cruzadas de ida y vuelta.
Lo que no se rompe: el noventa y tantos por ciento de los documentos de una empresa normal. Cartas, informes, hojas con fórmulas corrientes, presentaciones.
Las cinco reglas que lo resuelven
- Instala las mismas tipografías en toda la flota. Es lo primero y lo que más resultado da. Si tus plantillas usan tipografías libres, mejor todavía.
- Lo que sale de la empresa, en PDF. Presupuestos, informes, propuestas. El cliente no necesita editarlo, y así ve exactamente lo que tú ves.
- Lo que se edita a cuatro manos con alguien de fuera, en su formato, y edítalo tú también en ese formato. Convertir de ida y vuelta es lo que degrada los documentos.
- Lo interno, en ODF. Es más estable, ocupa menos y no vas a tener sorpresas.
- Usa estilos en vez de formato manual. Un documento bien estructurado sobrevive a cualquier conversión; uno formateado a mano párrafo a párrafo, no.
Antes de migrar: el inventario de macros
Este es el paso que decide si una migración ofimática va bien o mal, y casi nadie lo hace antes.
Busca en las carpetas compartidas los archivos con macros —.xlsm, .docm— y pregunta a cada departamento qué hojas «hacen cosas solas». Vas a encontrar dos o tres herramientas críticas que alguien construyó hace años y de las que depende un proceso entero.
Para cada una, tres opciones: reescribirla en Basic de LibreOffice, dejar un equipo con la suite antigua para ese uso concreto, o —a menudo la mejor— aprovechar para llevar ese proceso al ERP, que es donde probablemente debería haber estado. Una hoja de cálculo que gestiona pedidos o stock es un síntoma, y de eso va si tu empresa necesita un ERP.
La otra cara
Vale la pena decirlo porque se olvida: usar un formato abierto también resuelve un problema que la suite propietaria no resuelve. Un archivo ODF lo vas a poder abrir dentro de veinte años, porque la especificación es pública y hay varias implementaciones.
Para documentos que hay que conservar por obligación legal —contratos, actas, expedientes—, eso no es un detalle filosófico. Es la diferencia entre tener el archivo y tener un fichero que nadie puede leer.