Salir de un ERP propietario da más miedo que entrar en uno, y con razón: los datos de tu empresa llevan años dentro de un sistema diseñado, entre otras cosas, para que no sea fácil sacarlos.
Se puede hacer. Pero conviene saber dónde están las trampas antes de avisar a nadie de que te vas.
Regla número uno: exporta antes de avisar
Mientras el contrato esté vigente y la relación sea normal, tienes acceso y colaboración. En cuanto comunicas que te vas, la disposición a ayudarte baja, los plazos se alargan y algunas peticiones empiezan a tener coste.
No es mala fe necesariamente: es que tu proyecto deja de ser prioridad. Pero el efecto para ti es el mismo.
Saca todo primero, verifica que se lee, y después habla.
Qué hay que sacar
Más de lo que la gente piensa. Una lista mínima:
- Maestros: clientes, proveedores, artículos, con todos sus campos, no solo el nombre.
- Saldos: lo que te deben, lo que debes, existencias valoradas.
- Histórico de documentos: facturas emitidas y recibidas, al menos los años que obliga la ley a conservar.
- Movimientos contables del ejercicio en curso y de los anteriores que tengas que conservar.
- Documentos adjuntos: contratos escaneados, fotos de artículos, comprobantes. Es lo que más se olvida y lo que casi nunca viene en las exportaciones estándar.
- Configuración: listas de precios, descuentos por cliente, condiciones de pago. Reconstruir esto a mano cuesta semanas.
Las trampas
El PDF no es una exportación
Si te ofrecen «toda tu información en PDF», eso no sirve para migrar: sirve para consultar. Necesitas formatos que una máquina pueda leer: CSV, Excel, o acceso a la base de datos.
Los identificadores internos
Una factura apunta a un cliente por un número interno. Si exportas facturas y clientes por separado sin ese número, no hay forma de reconstruir qué factura es de quién. Pide siempre los identificadores, aunque parezcan basura técnica: son el pegamento.
Lo que está solo en la nube
Si tu ERP es un servicio alojado, todo está en el lado del proveedor. Pregunta explícitamente cuánto tiempo mantienen tus datos accesibles después de cancelar, y no te fíes del margen: exporta mientras sigues pagando.
Los campos a medida
Si alguien añadió campos propios a lo largo de los años —y siempre los hay— puede que no salgan en la exportación estándar. Revisa una ficha de cliente en pantalla y compárala con lo exportado, campo por campo.
Qué migrar y qué no
La tentación es llevárselo todo. Es un error: metes en el sistema nuevo toda la basura acumulada y arrancas sin credibilidad, que es el tercer error clásico.
| Dato | Migrar | Consultar en el viejo |
|---|---|---|
| Clientes y proveedores activos | Sí | — |
| Clientes sin movimiento en años | No | Sí |
| Artículos vivos | Sí | — |
| Saldos y existencias | Sí, cuadrados | — |
| Facturas del ejercicio en curso | Sí | — |
| Histórico de años anteriores | Normalmente no | Sí |
Esa última fila es la que más discusión genera y la que más tiempo ahorra. El histórico se consulta pocas veces al año; migrarlo cuesta semanas y ensucia el sistema nuevo.
Conservar el sistema viejo
La salida práctica es dejarlo en modo consulta durante el tiempo que obligue la normativa: una máquina apagada que se enciende cuando hace falta, o una copia de la base de datos con una herramienta para leerla.
Antes de cancelar nada, comprueba que esa copia se puede consultar de verdad. Descubrir dos años después que la copia necesita una licencia caducada es una situación de la que ya no se sale.
La lección para la próxima vez
Si estás pasando por esto, ya sabes lo que se siente. La forma de no repetirlo es pedir, en el sistema nuevo, tres cosas por escrito desde el primer día:
- Acceso a tu base de datos o exportación completa cuando quieras, sin pedir permiso.
- El archivo que describe cómo se levanta el sistema, si está en contenedores. Explicado en qué es Docker.
- La licencia del software y de los módulos, por escrito, incluidos los desarrollos a medida que pagues.
Eso es, en la práctica, de lo que habla este sitio entero. No es que el software libre sea gratis: es que no te deja en esta situación.