Pregunta a la persona que lleva los sistemas de tu empresa qué haría si mañana el servidor principal no arranca. Si la respuesta es «tenemos copias», no tienes un plan. Tienes un ingrediente.
Un plan responde a tres cosas más: cuánto tardarías, en qué orden, y quién lo hace si esa persona está de vacaciones.
Las dos cifras que hay que decidir
Antes de comprar o montar nada, la dirección tiene que poner número a dos preguntas. No es una decisión técnica:
- ¿Cuánto tiempo puede estar la empresa parada? Cuatro horas, un día, tres días. Es el objetivo de tiempo de recuperación.
- ¿Cuántos datos puede permitirse perder? Si la última copia es de anoche, pierdes el trabajo de hoy. ¿Es aceptable? Es el objetivo de punto de recuperación.
Estas dos cifras determinan todo lo demás y el coste. Aceptar un día de parada y perder ocho horas de datos es muy barato. Exigir una hora y cero pérdida cuesta un orden de magnitud más.
Lo importante es que sea una decisión consciente. La mayoría de las pymes tienen de hecho un objetivo de tres días y cree que tiene uno de cuatro horas.
El documento, en dos folios
No hace falta más. Lo que tiene que contener:
- Inventario de servicios, en orden de prioridad. Cuáles hay que levantar primero y cuáles pueden esperar dos días. Casi siempre: correo y telefonía, luego facturación, luego el resto.
- Dónde está cada copia y cómo se accede a ella. Con la credencial en el gestor, no en el documento.
- El procedimiento de restauración de cada servicio, escrito paso a paso por alguien que lo ha hecho de verdad.
- Dónde se levanta si el servidor original ya no existe. Un proveedor de VPS, un equipo de reserva. Con la cuenta ya creada, porque darse de alta en medio de una crisis añade horas.
- A quién se avisa: plantilla, clientes afectados, proveedores. Con qué mensaje.
- Quién decide, y quién decide si esa persona no está localizable.
Dónde vive el plan
Esto parece un detalle y es el fallo más frecuente: el plan de recuperación está en el Nextcloud que se ha caído, o las credenciales en el gestor de contraseñas que corría en el servidor muerto.
Tiene que haber una copia accesible sin ninguno de los sistemas de la empresa. Impresa en la caja fuerte, o en el móvil de dos personas. Con los teléfonos del proveedor de internet, del registrador del dominio y de quien lleve los sistemas.
El ensayo
Un plan que no se ha probado es una hipótesis. Una vez al año, medio día:
- Se levanta el servicio más crítico desde copia, en una máquina distinta.
- Se cronometra de verdad. Es la única forma de saber si tu objetivo de cuatro horas es real o deseo.
- Lo hace alguien que no es quien lo montó, siguiendo el documento. Ahí es donde se descubre que faltan tres pasos que la persona habitual da por supuestos.
- Se corrige el documento con lo aprendido.
Este ensayo es la prolongación natural de probar que las copias se restauran: una comprueba el archivo, el otro comprueba la empresa.
El desastre más probable no es el que imaginas
Al pensar en esto, la gente imagina un incendio. En la práctica, lo que de verdad pasa es un cifrado por ransomware, un borrado accidental, o una actualización que dejó un servicio sin arrancar.
Los tres se resuelven con lo mismo: copias fuera de línea, un procedimiento escrito y alguien que lo haya ensayado. Diseña para esos, que el incendio ya queda cubierto de paso.