Declaración de intereses. Divergentes Media vende implantaciones de facturación electrónica. Esta lista de preguntas sirve para evaluar a cualquier proveedor, incluidos nosotros. Si alguna te la respondemos mal, úsala contra nosotros.
Todos los proveedores de facturación electrónica responden que sí a «¿cumple con la normativa?». Esa pregunta no sirve para elegir. Estas doce sí.
Están ordenadas por lo que más disgustos causa, no por lo que más se pregunta.
Sobre el alcance
- ¿Qué tipos de documento están implementados, uno por uno? No «los necesarios»: la lista. Factura, crédito fiscal, notas de crédito y débito, retención, exportación, sujeto excluido. Si emites alguno que no esté, es desarrollo adicional.
- ¿Está resuelta la contingencia? Qué pasa exactamente cuando el servicio de Hacienda no responde y hay un cliente esperando. Si la respuesta es «se emite a mano y se transmite luego», eso es un proceso manual que alguien tendrá que recordar.
- ¿Y la invalidación? Un documento sellado no se borra. Si el sistema solo sabe emitir, está a medio hacer.
- ¿Genera los libros y los anexos? Si no, alguien los va a cuadrar a mano todos los meses y ahí se va el ahorro.
Sobre el mantenimiento
- ¿Quién actualiza el módulo cuando cambie la normativa? Va a cambiar. Esta es la pregunta que separa un proyecto de un problema, y la respuesta tiene que tener un nombre y un compromiso, no un «nosotros nos encargamos».
- ¿Está incluido en el precio o se factura aparte? Los dos son legítimos. Lo que no es legítimo es descubrirlo cuando llegue el cambio.
- ¿Qué pasa si dejo de trabajar con vosotros? ¿El módulo sigue funcionando? ¿Con qué licencia? ¿Puede continuarlo otro proveedor?
Sobre tus datos
- ¿Dónde se guardan los documentos emitidos? En tu sistema, en el del proveedor, o en ambos. Importa para el día que necesites un documento de hace tres años.
- ¿Puedo exportarlos todos, cuando quiera, sin pedir permiso? Si la respuesta es «te los enviamos si lo solicitas», tus documentos fiscales son rehenes.
- ¿Quién custodia el certificado de firma? Y qué pasa si caduca un viernes.
Sobre la puesta en marcha
- ¿Hay pruebas contra el entorno de pruebas oficial antes de emitir en real? Con documentos de tu operación, no con ejemplos.
- ¿Quién habla con Hacienda si algo se rechaza? Va a pasar. Saber de antemano si te toca a ti o a ellos evita el peor momento.
Las respuestas que deberían preocuparte
- «Eso ya viene incluido en el ERP.» Ningún ERP internacional trae la facturación electrónica de tu país de fábrica. Siempre es un módulo aparte. Quien dice lo contrario no lo ha implantado nunca.
- «La contingencia no hace falta, el servicio no se cae.» Se cae.
- «Ya lo veremos cuando cambie la normativa.» Traducción: no hay plan.
- «Es nuestro desarrollo propio y es privado.» Pregunta entonces qué pasa si te vas. A veces la respuesta es razonable; a veces descubres que estás atado.
Una recomendación sobre el orden
Estas preguntas se hacen antes de firmar, por escrito y con las respuestas anexadas a la propuesta. No por desconfianza: porque la mitad de los problemas de estos proyectos vienen de que nadie concretó el alcance y luego cada parte recordaba una cosa distinta.
Y sobre el fondo del asunto —qué exige realmente el sistema y en qué orden implantarlo— está en facturación electrónica en El Salvador con software libre.