Haz la cuenta una semana. Cuántas veces alguien de administración para lo que está haciendo para mandar una nómina antigua, decir cuántos días quedan de vacaciones o buscar un justificante.
En una empresa de treinta personas suelen ser varias horas al mes. Ninguna de esas interrupciones requiere criterio: son consultas de datos que la propia persona podría hacer.
Lo que se puede autoservir
Ordenado por cuánto alivio da frente a lo que cuesta montarlo:
- Solicitar y consultar ausencias, con el saldo a la vista. Es lo que más interrupciones quita, y lo explicamos en vacaciones y ausencias.
- Descargar recibos de nómina históricos.
- Actualizar sus propios datos: dirección, teléfono, cuenta bancaria. Con aprobación para los que sean sensibles.
- Registrar gastos con la foto del ticket, en vez del sobre de fin de mes.
- Ver el directorio de la empresa: quién es quién y de qué se ocupa.
- Consultar documentos de uso común: políticas, plantillas, manuales.
Odoo y ERPNext traen portal de empleado integrado. Si no tienes ERP, Nextcloud cubre bastante de la parte documental, aunque no el saldo de vacaciones.
La condición previa: que los datos estén bien
Un portal expone lo que hay. Si los saldos de vacaciones están mal, si faltan nóminas o si el organigrama no está actualizado, el portal no lo esconde: lo publica a toda la plantilla el primer día.
Eso genera una avalancha de reclamaciones, administración se satura, y la conclusión que saca la dirección es «el portal no funcionó». Pero el portal funcionó perfectamente; lo que no estaba bien eran los datos.
Por eso conviene limpiar antes de abrir, y avisar de que la primera semana es para reclamar discrepancias.
Que no se abandone
El riesgo real de un portal de empleado no es que falle. Es que la gente lo use dos semanas y vuelva a preguntar por WhatsApp. Tres cosas ayudan:
- Que funcione bien en el móvil. Media plantilla no se sienta delante de un ordenador. Pruébalo en un teléfono antes de anunciarlo.
- Que se entre sin recordar otra contraseña. Si hay identidad única, que use esa. Una credencial nueva es una barrera suficiente para matar la adopción.
- Que administración redirija. Durante el primer mes, cuando alguien pregunte por el pasillo, la respuesta es «está en el portal, te enseño dónde». Amable, pero consistente. Si administración sigue contestando, el portal no sirve para nada.
Lo que no debe ir al portal
Un portal invita a publicarlo todo. Conviene resistirse con dos cosas:
Las evaluaciones y las notas de desempeño tienen su sitio y sus permisos, y no es el directorio general.
Los datos de contacto personales de la plantilla. El directorio interno puede tener el teléfono corporativo y la extensión; el móvil personal y la dirección de casa, no, salvo que cada persona decida publicarlos.
La medida de que funciona
No es cuánta gente entra. Es cuántas veces al mes administración tiene que mandar una nómina antigua por correo. Si esa cifra baja de veinte a dos, el portal está pagado.