El sistema de vacaciones de la mayoría de las pymes es un correo a la jefa y una hoja de cálculo que lleva una persona de administración. Funciona mientras esa persona esté. En cuanto se va de vacaciones ella, nadie sabe cuántos días le quedan a nadie.
Y en julio llega el momento en el que tres personas del mismo equipo han pedido la misma semana y nadie se había dado cuenta.
El circuito, en cuatro pasos
Cualquier módulo de ausencias decente hace lo mismo:
- La persona solicita desde su propio acceso, eligiendo tipo y fechas. Ve su saldo antes de pedir.
- Va a quien tenga que aprobar, con aviso. Una o dos aprobaciones, según la política.
- Se descuenta del saldo automáticamente al aprobarse.
- Aparece en el calendario del equipo, que es lo que evita el choque de julio.
Lo hacen Odoo, ERPNext y varias herramientas específicas. La diferencia entre ellas no está en el circuito, que es el mismo, sino en lo bien que encaje con el resto de lo que uses.
Lo que hay que decidir antes, no después
Aquí está el trabajo de verdad, y no es técnico. Son decisiones de política que en muchas empresas nunca se escribieron:
- ¿Se devengan por mes trabajado o se dan al inicio del año? Cambia todo el cálculo.
- ¿Se pueden arrastrar días al año siguiente? ¿Con qué límite y hasta qué fecha?
- ¿Los días son naturales o laborables? Suena obvio y es la primera discusión que aparece.
- ¿Qué tipos de ausencia existen? Vacaciones, enfermedad, permiso retribuido, sin sueldo, formación. Cada uno con reglas distintas.
- ¿Quién aprueba a quién? Hay que tener el organigrama, aunque sea de tres niveles.
Configurar el módulo son dos horas. Poner de acuerdo a la dirección sobre estas cinco preguntas puede llevar dos semanas. Empieza por ahí.
El saldo inicial: el momento delicado
El día que arrancas, hay que cargar cuántos días tiene ya cada persona. Y ahí aparece que la hoja de cálculo y lo que cree la gente no coinciden.
Lo peor que puedes hacer es cargar los saldos en silencio y que cada uno descubra el suyo al entrar. Lo que funciona es enviar a cada persona su saldo antes de arrancar y dar una semana para reclamar. Las discrepancias aparecen todas de golpe, se resuelven una vez, y el sistema arranca con números que nadie discute.
El calendario visible es la mitad del valor
Si el equipo ve quién está fuera y cuándo, se autorregula. Las personas miran antes de pedir, mueven una semana por su cuenta y el responsable deja de ser un árbitro.
Publicarlo tiene un límite: el calendario debe mostrar que alguien está ausente, no por qué. Una baja médica no es información de equipo. La mayoría de los módulos lo permiten distinguir; conviene revisarlo antes de publicar el calendario.
Con qué se junta
Las ausencias no viven solas. Se cruzan con el control horario, porque un día de vacaciones no es un día sin fichar, y con la nómina, porque algunos tipos de ausencia afectan al recibo.
Si vas a montar las tres cosas, empieza por ausencias: es la que menos resistencia genera y la que da resultado visible en la primera semana.