Un taller —mecánico, de refrigeración, de maquinaria, de equipos informáticos— tiene un problema de gestión muy concreto: cada trabajo es distinto, consume repuestos que hay que descontar, lleva horas que hay que cobrar y genera un historial por equipo que vale dinero.
Y casi siempre se lleva con un cuaderno, una hoja de cálculo de existencias que nunca cuadra y la memoria del jefe de taller.
El supuesto
Taller de doce personas: seis técnicos, dos en recepción y administración, dos en repuestos, el jefe de taller y la gerencia. Entre quince y treinta órdenes de trabajo a la semana.
La pieza central: la orden de trabajo
Todo gira alrededor de un documento que sigue el trabajo de principio a fin y que debe llevar:
- Qué equipo es, identificado por matrícula, número de serie o lo que aplique. No por el nombre del cliente.
- Qué dijo el cliente que pasaba, con sus palabras.
- Qué se diagnosticó, que suele ser otra cosa.
- Qué se hizo, quién lo hizo y cuántas horas.
- Qué repuestos se usaron, descontados del inventario automáticamente.
- Fotos, del antes y del después. Evitan más discusiones que ningún otro campo.
En Odoo esto se cubre con Reparación o con Mantenimiento, según el tipo de taller, más Inventario y Ventas. En ERPNext, con el módulo de mantenimiento. Los dos sirven; la elección depende de qué tan bien encaje el resto.
El historial por equipo, que es el activo oculto
Si el sistema guarda las órdenes contra el equipo y no contra el cliente, ganas tres cosas que un cuaderno no da:
- Cuando el equipo vuelve, sabes qué se le hizo la última vez sin preguntar. Eso, delante del cliente, transmite una competencia que se paga.
- Detectas reincidencias: si el mismo fallo vuelve a los dos meses, hay que revisar el diagnóstico o el repuesto.
- Si el equipo cambia de dueño, el historial se queda con el equipo, que es donde tiene sentido.
Los repuestos: donde se pierde el margen
En un taller, el descuadre de inventario no es un problema contable abstracto: es margen que se va sin que nadie lo vea. Un repuesto que sale del almacén y no se anota en ninguna orden se ha regalado.
La regla que lo arregla: el repuesto se descuenta al añadirlo a una orden de trabajo, y solo así. Nada sale del almacén sin orden. Es un cambio de hábito más que de software, y es el que más resistencia genera y más dinero devuelve.
Los detalles de cómo montar esta parte están en gestión de inventario con software libre.
El presupuesto que el cliente aprueba
El conflicto clásico del taller: se diagnostica, se repara, y al entregar el cliente dice que no esperaba ese importe.
La solución es procedimental y el sistema solo la sostiene: tras el diagnóstico se emite presupuesto, se manda por correo o mensaje con un enlace, y no se toca el equipo hasta que hay aprobación registrada. Con fecha y hora.
Tanto Odoo como ERPNext permiten que el cliente apruebe desde un portal, y eso deja rastro. Cuando el trabajo termina, la factura sale de la misma orden sin volver a teclear nada, como en el circuito que ya describimos.
El resto de las piezas
- Facturación electrónica, si tu país la exige. Es la pieza que no puede fallar.
- Nextcloud para manuales técnicos, esquemas y fichas de los fabricantes. Con búsqueda dentro del contenido, que es lo que hace que el técnico encuentre el esquema en el móvil.
- Gestor de contraseñas para los accesos a los portales de proveedores y fabricantes, que en un taller son muchos.
- Copias diarias fuera del taller.
El orden de implantación
En este tipo de negocio, empezar por la facturación es un error frecuente. Se arranca por órdenes de trabajo e inventario a la vez, porque separarlas rompe el descuento de repuestos, que es la mitad del valor.
Después, facturación. Y al mes siguiente, los informes: horas facturadas frente a horas trabajadas, margen por tipo de trabajo, repuestos que más rotan. Ahí es donde el taller descubre qué trabajos le dan dinero y cuáles hace por costumbre.
Lo que hace falta además del software
Tabletas o móviles en el taller. Si el técnico tiene que ir a un ordenador de la oficina para anotar cada cosa, no lo va a hacer, y el sistema se llenará de datos rellenados a las siete de la tarde de memoria.
Es la inversión que decide si esto funciona, y suele costar menos que el primer mes de licencias que te estás ahorrando.