Prueba esto: pídele a alguien de administración el contrato de alquiler firmado con el casero anterior, el de 2019. Cronometra.
En la mayoría de las pymes la respuesta está entre diez minutos y «creo que lo tiene Marta en un archivador». Y ese documento existe, está digitalizado y está en el servidor. El problema no es guardarlo: es encontrarlo.
Lo que hace falta, en orden
1. Un nombre que ordene solo
La convención que mejor funciona empieza por la fecha en formato invertido, porque así el orden alfabético es también cronológico:
2019-03-14_contrato-alquiler_inmobiliaria-sur.pdf
Fecha, tipo de documento, contraparte. Sin tildes, sin espacios, sin «definitivo_v2_FINAL». Es una convención de dos líneas que hay que escribir, publicar y repetir hasta que se pegue.
2. Que el contenido sea buscable
Un PDF escaneado es una foto: buscar «inmobiliaria sur» no lo encuentra. Hace falta OCR, que reconoce el texto de la imagen y lo incrusta en el PDF.
Con herramientas libres: OCRmyPDF procesa un PDF existente y le añade la capa de texto; por debajo usa Tesseract, que funciona bien en español. Se puede automatizar para que todo lo que entre en una carpeta se procese solo.
3. Metadatos, no solo carpetas
Una carpeta obliga a elegir un sitio único. ¿La factura de un proveedor va en «Proveedores» o en «Contabilidad 2024»? Con etiquetas, va en las dos y se encuentra por cualquiera.
Con qué
- Nextcloud con búsqueda de texto completo y etiquetas. Si ya lo tienes, es lo más directo: activas el módulo y buscas dentro del contenido. Suficiente para muchas empresas.
- Paperless-ngx es el salto siguiente, y está específicamente pensado para esto: consume lo que dejes en una carpeta o llegue por correo, le pasa OCR, y aprende a clasificar solo. Después de etiquetar cincuenta facturas a mano, empieza a acertar el proveedor, el tipo y la fecha por su cuenta. Para el archivo de administración es transformador.
- El propio ERP para lo que le pertenece: facturas de compra y venta adjuntas a su asiento, y no sueltas en una carpeta.
Una combinación habitual y sensata: Paperless-ngx para el archivo documental de administración, Nextcloud para el trabajo diario en curso, y el ERP para lo contable.
Cuánto hay que conservar
Los plazos varían por país y por tipo de documento, así que confírmalos con tu asesor. Pero el principio aplica en todas partes y casi nadie lo aplica: hay documentos que hay que conservar un tiempo mínimo y documentos que no se deben conservar más de lo necesario.
Lo contable y fiscal tiene un mínimo legal. Los currículos de quien no contrataste, los datos de un cliente que ya no lo es o el expediente de alguien que se fue hace diez años son lo contrario: guardarlos indefinidamente es exposición sin beneficio, como comentamos en selección de personal.
Escribe una tabla de plazos —tipo de documento, años, qué se hace al vencer— y revísala una vez al año. Media hora de trabajo que además simplifica el archivo.
El original firmado
Un escaneo no siempre equivale al original a efectos legales. Depende del país y del tipo de documento.
Dos cosas ayudan: usar firma electrónica en los documentos nuevos, con lo que el original ya es digital y el problema desaparece; y, para el papel histórico que sí debe conservarse, saber cuál es y dónde está. Es poco volumen si se identifica bien.
La medida
Vuelve a la prueba del principio dentro de seis meses. Si alguien encuentra ese contrato en menos de un minuto, sin llamar a nadie, funciona.