Cuánto cuesta de verdad el software libre

El argumento más repetido a favor del software libre es que es gratis. Es el argumento equivocado, y además es falso.

Lo que desaparece es la licencia. Lo que aparece es otra cosa, y si no la cuentas antes de empezar, el proyecto te va a salir más caro de lo que pagabas y encima vas a pensar que el software libre no funciona.

Las cuatro partidas que nadie cuenta

1. El servidor

Cuando pagas una suscripción, el servidor está dentro del precio y no lo ves. Cuando autoalojas, aparece: un VPS, o una máquina en la oficina si tienes buena conexión y un sitio donde ponerla.

El error típico es ir corto. Odoo y Collabora piden más memoria de la que la gente supone, y un servidor justo convierte cualquier sistema en algo lento, que es la forma más segura de que el equipo lo rechace. Es mejor gastar unos dólares más al mes que dar munición a quien no quería cambiar.

2. La puesta en marcha

Instalar un programa es rápido. Configurarlo para tu empresa no. El plan contable, los impuestos, los almacenes, los permisos por persona, las plantillas de documento, los flujos de aprobación: eso es el proyecto, y no lo hace un instalador.

Es la partida más grande y la única que se paga una sola vez. Hazla bien.

3. El mantenimiento

Actualizaciones de seguridad, copias que se comprueban, certificados que caducan, discos que se llenan. Alguien tiene que hacerlo, y ese alguien cobra: o es tiempo de una persona de tu equipo, o es una cuota a un tercero.

Esta es la partida que más proyectos ha matado. No porque sea cara, sino porque no se asigna a nadie. Un sistema sin dueño funciona perfectamente durante ocho meses y luego deja de funcionar en el peor momento.

4. La formación y el bajón de productividad

Las primeras semanas el equipo va más lento. Siempre. Da igual lo bueno que sea el programa: la gente sabía hacer las cosas de una manera y ahora se hacen de otra.

Ese coste es real aunque no aparezca en ninguna factura, y es la partida que más se recorta. También es la que más caro sale recortar, porque un sistema que nadie sabe usar no se usa: se saltan a Excel y has pagado por nada.

La cuenta que sí sirve

Compara a tres años, no a uno. Y separa lo que se paga una vez de lo que se paga siempre, que es donde está toda la diferencia.

Al hacerla verás el patrón: la suscripción es toda columna de «todos los meses». El software libre concentra el gasto en «una sola vez» y deja una cuota mensual bastante menor. Por eso el primer año casi nunca sale a favor y el tercero casi siempre sí.

Cuándo sale y cuándo no

La regla gruesa que usamos, y que hemos afinado equivocándonos:

• Menos de cinco personas: casi nunca. El ahorro en licencias es pequeño y el trastorno es el mismo que para una empresa de treinta.
• De cinco a veinte: casi siempre, si hay alguien con soltura técnica o presupuesto para contratarla.
• Más de veinte: la pregunta ya no es si compensa. Es quién lo administra, y hay que responderla antes de empezar.

Hay un caso aparte que rompe la regla: cuando el software propietario que usas no cubre un requisito legal de tu país y el fabricante no tiene intención de cubrirlo. Ahí el cálculo deja de ser económico. En Centroamérica esto pasa con la facturación electrónica más a menudo de lo que parece.

Lo que de verdad estás comprando

Y aquí está el argumento que sí se sostiene, más allá del dinero.

Con una suscripción, el precio lo decide otro. Los términos los decide otro. Si mañana suben la cuota un treinta por cien, o retiran la función de la que depende tu operación, o cierran el servicio en tu país, tu margen de maniobra es cero. Con software libre puedes cambiar de proveedor sin cambiar de sistema, y esa opción no vale nada hasta el día que vale muchísimo.

Eso es lo que compras. No es gratis, es tuyo. Si quieres ver cómo queda montado, está en el ecosistema completo para una pyme de diez personas.