Una empresa de diez personas que trabaja con herramientas de pago gasta, sin darse mucha cuenta, entre dos mil y cinco mil dólares al año solo en licencias. No en servidores, no en soporte: en el derecho a seguir usando el mismo programa un año más.
Este artículo no es una lista de alternativas. Es una pila completa: qué programa cubre cada función de una pyme de diez personas, cómo encajan entre sí, qué cuesta montarla de verdad y en qué se complica. Lo hemos montado varias veces, así que también contamos lo que sale mal.
Qué necesita cubrir una empresa de diez personas
Antes de nombrar ningún programa conviene ordenar las funciones. Una pyme de este tamaño necesita, como mínimo, estas ocho:
- Correo y calendario, con el dominio propio.
- Documentos y archivos compartidos, con edición a varias manos.
- Videollamadas, para clientes y para el equipo.
- Gestión: ventas, compras, inventario y contabilidad.
- Facturación, que en El Salvador significa facturación electrónica conectada a Hacienda.
- Clientes y oportunidades, aunque sea de forma elemental.
- Contraseñas compartidas, que casi siempre viven en una hoja de cálculo y no deberían.
- Copias de seguridad, que casi nadie prueba hasta que hacen falta.
Ese es el suelo. Diseño, marketing o recursos humanos vienen después, cuando lo anterior funciona.
La pila, de arriba abajo
Pieza por pieza
Gestión y facturación: Odoo Community
Declaración de intereses. Divergentes Media implanta Odoo y cobra por ello. Lo recomendamos porque es lo que mejor conocemos y lo que mejor funciona en este escenario, pero es justo que lo sepas antes de seguir leyendo. Más abajo explicamos cuándo no conviene.
Odoo Community es la versión libre, con licencia LGPLv3, del ERP del mismo nombre. Cubre ventas, compras, inventario, contabilidad y una gestión de clientes decente, todo con la misma base de datos. Para una pyme de diez personas eso significa que el pedido, el albarán y la factura son el mismo documento en tres estados, y no tres hojas de cálculo que alguien cuadra a final de mes.
En El Salvador hay un asunto adicional: la facturación electrónica. Los documentos tributarios electrónicos se transmiten al Ministerio de Hacienda con firma digital y un formato propio. Odoo Community no trae eso de fábrica —ningún ERP internacional lo trae— y se resuelve con módulos de localización. Es la parte del proyecto que más se subestima.
Cuándo no conviene: si tu operación cabe entera en una hoja de cálculo y no tienes inventario, Odoo es un cañón para matar una mosca. Y si necesitas funciones de la edición Enterprise —contabilidad avanzada, estudio de personalización, aplicación móvil oficial— la Community se te va a quedar corta y vas a acabar pagando licencia igual.
Archivos y documentos: Nextcloud con Collabora
Nextcloud es el sustituto directo de la parte de archivos de Microsoft 365 o Google Workspace: carpetas compartidas, sincronización con el escritorio, enlaces de descarga con caducidad, calendario y contactos. Con Collabora Online encima, además, se editan documentos, hojas de cálculo y presentaciones en el navegador, a varias manos y sin salir del servidor.
La compatibilidad con los formatos de Microsoft es buena, no perfecta. Un documento de texto o una hoja de cálculo normales viajan sin problema. Una hoja con macros, tablas dinámicas complejas o formato condicional muy elaborado se va a estropear, y conviene descubrirlo en la prueba piloto y no el día de la migración.
Videollamadas: Jitsi Meet
Para reuniones internas y con clientes, Jitsi funciona bien y no pide cuenta a quien se conecta —un detalle que se agradece cuando el cliente es alguien que no quiere instalar nada—. Se puede usar la instancia pública o montar la propia.
Sé realista con esto: si tu equipo está acostumbrado a Teams o Meet, la videollamada es el cambio que más resistencia genera y el que menos ahorro aporta. Es perfectamente razonable dejar esta pieza para el final, o no tocarla.
Contraseñas: Vaultwarden
Vaultwarden es una implementación ligera y libre, compatible con los clientes oficiales de Bitwarden. Diez personas compartiendo accesos a bancos, proveedores y redes sociales necesitan esto mucho más de lo que necesitan un CRM, y casi siempre es lo último que se instala.
Es, con diferencia, la pieza con mejor relación entre esfuerzo y beneficio de toda la pila. Se monta en una tarde.
Correo: la pieza que no conviene autoalojar
Aquí va el consejo que menos esperas en un sitio sobre software libre: no montes tu propio servidor de correo.
Técnicamente se puede, y hay programas libres excelentes para hacerlo. El problema no es técnico, es de reputación: los grandes proveedores desconfían del correo que sale de servidores pequeños y desconocidos, y acabas descubriendo que tus facturas llevan tres semanas cayendo en la carpeta de no deseado de tus clientes. Recuperar reputación de envío cuesta meses.
Para una empresa de diez personas, el correo gestionado con tu dominio cuesta poco y se integra igual de bien con el resto de la pila por IMAP y SMTP. Es el punto donde la ortodoxia sale cara.
Lo que cuesta de verdad
El software libre no es gratis. Es libre, que es otra cosa. Lo que desaparece es la licencia; lo que aparece es infraestructura y tiempo.
| Concepto | Pila propietaria | Pila libre |
|---|---|---|
| Licencias de ofimática y correo | Por usuario y mes, todos los meses | 0 |
| Licencia de ERP o gestión | Por usuario y mes, o cuota anual | 0 |
| Gestor de contraseñas | Por usuario y mes | 0 |
| Servidor | Incluido en la cuota | Un VPS mediano, mensual |
| Correo gestionado | Incluido en la cuota | Por buzón y mes |
| Copias de seguridad fuera del servidor | Incluido, con límites | Almacenamiento por volumen |
| Administración y actualizaciones | Del proveedor | Tuya o de alguien a quien pagues |
| Puesta en marcha y migración | Baja | Alta, y de una sola vez |
Las dos filas que deciden el proyecto son las dos últimas, y son las que nunca aparecen en las comparativas. La licencia se paga todos los meses y no la recuperas. La migración se paga una vez. Esa asimetría es la que hace que el cambio compense a partir de cierto tamaño, y la que hace que no compense por debajo.
Regla gruesa que usamos nosotros: por debajo de cinco personas, el ahorro rara vez justifica el trastorno. Entre cinco y veinte, casi siempre sí. Por encima de veinte, la pregunta deja de ser si conviene y pasa a ser quién lo administra.
En qué orden montarlo
El error clásico es cambiarlo todo el mismo fin de semana. Se hace por partes, empezando por lo que menos duele si falla:
- Vaultwarden. Una tarde, beneficio inmediato, riesgo casi nulo. Sirve además para que el equipo vea que esto va en serio.
- Nextcloud. Primero conviviendo con lo que ya usáis, sin migrar nada. Durante unas semanas los archivos están en los dos sitios: es incómodo y es el precio de no romper nada.
- Odoo, en piloto. Con un área sola —compras, o inventario— y datos reales. Aquí es donde se descubre lo que falta.
- Facturación electrónica. Solo cuando Odoo ya esté asentado. Mezclar la puesta en marcha del ERP con la del cumplimiento fiscal es la forma más rápida de que el proyecto se atasque.
- Correo. Al final, y con el cambio de registros DNS planificado con calma.
- Jitsi. Si es que llega. No pasa nada por dejarlo.
Lo que sale mal
Tres cosas, por orden de frecuencia.
Nadie administra el servidor. Se monta todo, funciona, y pasan ocho meses sin una actualización de seguridad. Esto no es un problema del software libre, es un problema de que la responsabilidad no quedó asignada a nadie. Si en tu empresa no hay quien lo haga y no vas a pagar a alguien, no empieces.
Las copias no se prueban. Tener copia no es lo mismo que poder restaurar. Prueba una restauración completa el primer mes, y otra cada seis. La primera vez casi nunca sale a la primera, y eso es exactamente lo que quieres descubrir en un ensayo.
El equipo no lo adopta. Si la gente sigue mandándose archivos por WhatsApp, el problema no es Nextcloud. Un sistema que nadie sabe usar es dinero tirado, y la formación es la partida que primero se recorta y la que más caro sale recortar.
Entonces, ¿merece la pena?
Si sois entre cinco y veinte personas, pagáis licencias en dólares y hay alguien en la empresa con un mínimo de soltura técnica —o presupuesto para contratarla—, sí. El ahorro anual de una pila como esta suele dar para algo más útil que una suscripción.
Si sois tres, si nadie va a mantener el servidor, o si vuestro negocio depende de una función concreta que solo existe en un programa propietario, no. Y que alguien te lo diga antes de empezar vale más que cualquier comparativa.