Salir de Google Workspace es distinto de salir de Microsoft 365, y la diferencia importa: en Google casi todo vive solo en la nube. No hay una copia local de tus documentos esperando en el disco. Lo que no te lleves, se queda.
Eso convierte la exportación en la primera tarea, no en la última.
Paso cero: sacar los datos
Antes de elegir ningún programa, exporta. Google tiene herramientas para hacerlo y conviene usarlas con calma, porque hay trampas:
- Los documentos nativos no son archivos. Un documento de Google no es un .docx: es un registro en su sistema. Al exportar se convierte, y ahí es donde se pierde formato. Revisa los importantes uno a uno.
- Los comentarios y el historial no siempre viajan. Si un documento tiene años de conversaciones en los márgenes, asume que se quedan.
- Los archivos compartidos por otros no son tuyos. Lo que está en «compartido conmigo» pertenece a la cuenta de quien lo creó. Si esa persona ya no está, cópialo antes de cerrar su cuenta.
- Los formularios y sus respuestas se exportan como hojas, pero el formulario en sí no tiene equivalente directo.
Exporta todo, guárdalo en dos sitios y no canceles nada todavía. Las cuentas se cierran al final, no al principio.
Pieza por pieza
| Alternativa libre | Dificultad | |
|---|---|---|
| Drive | Nextcloud | Baja |
| Docs, Sheets, Slides | Collabora · OnlyOffice | Media |
| Calendar y Contacts | Nextcloud (CalDAV, CardDAV) | Baja |
| Meet | Jitsi Meet | Baja |
| Chat | Mattermost · Nextcloud Talk | Baja |
| Forms | Nextcloud Forms · LimeSurvey | Media |
| Keep | Nextcloud Notes · Joplin | Baja |
| Gmail con tu dominio | Correo gestionado | — |
Lo que más se nota
La edición simultánea
Google Docs sigue siendo el mejor del mundo editando entre varias personas a la vez. Collabora y OnlyOffice lo hacen bien, pero si vuestro equipo está acostumbrado a que ocho personas escriban en el mismo documento sin pensarlo, va a notar la diferencia los primeros días.
Se pasa. Pero avisa antes, porque si nadie lo advierte, la conclusión del equipo será «esto va peor» y ya no la cambias.
La búsqueda
Google busca dentro de tus documentos con una eficacia que nadie iguala. Nextcloud busca bien por nombre y, con su módulo de texto completo, también por contenido, pero hay que instalarlo y darle recursos. No viene puesto de fábrica.
Si tu empresa encuentra las cosas buscando en vez de navegando por carpetas —que es lo que enseña a hacer Google—, instala el módulo desde el primer día.
Compartir con gente de fuera
Compartir un documento con un cliente que también usa Google es instantáneo. Con Nextcloud funciona igual de bien mediante enlaces con contraseña y caducidad, pero el cliente recibe un enlace de un dominio que no conoce. Es un detalle de percepción, no técnico, y conviene tenerlo en cuenta si trabajáis mucho de cara afuera.
El correo, otra vez
Lo repetimos porque es el error más caro: no montes tu servidor de correo. Pasa a un correo gestionado con tu dominio.
Y en esta migración hay un riesgo añadido: al cambiar los registros de correo de tu dominio, si algo queda mal configurado, el correo empieza a rebotar o a caer en no deseado. Planifica ese cambio para un viernes por la tarde, ten a mano la configuración anterior y comprueba el envío y la recepción con varias direcciones externas antes de dar por buena la migración.
Orden recomendado
- Exporta todo y verifica que la exportación es legible.
- Monta Nextcloud y sube los archivos. Google sigue activo.
- Trabajo en paralelo dos o tres semanas. El equipo usa Nextcloud para lo nuevo y Google para lo viejo.
- Calendario y contactos, que es donde más se nota que el cambio va en serio.
- Videollamadas y chat.
- El correo, con el cambio de registros planificado.
- Cancela las licencias, un mes después de que nadie haya echado nada de menos.
Ese último mes de solape parece caro y es lo más barato del proyecto: cuesta una cuota más y evita la única situación que no tiene arreglo, que es haber cerrado la cuenta y descubrir que faltaba algo.
Para ver cómo queda la pila completa, está el ecosistema para una pyme de diez personas, y para elegir suite ofimática, la comparativa de LibreOffice, OnlyOffice y Collabora.