«Alternativa libre a Microsoft 365» es una búsqueda que casi siempre devuelve la misma respuesta: LibreOffice. Y esa respuesta está mal, o al menos está incompleta, porque Microsoft 365 no es un procesador de textos. Es un paquete de ocho o nueve servicios distintos, y sustituirlo exige sustituirlos todos.
Este artículo desmonta el paquete pieza a pieza y pone enfrente qué hay en software libre para cada una. Incluida la conclusión incómoda: hay una pieza que no conviene sustituir.
Qué estás pagando realmente
Un plan de empresa típico de Microsoft 365 incluye:
- Correo y calendario con tu dominio (Exchange Online)
- Las aplicaciones de escritorio: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
- Las mismas aplicaciones en el navegador
- Almacenamiento de archivos por persona (OneDrive)
- Carpetas compartidas de equipo (SharePoint)
- Mensajería y videollamadas (Teams)
- Gestión de identidades: un usuario y contraseña para todo
- Administración centralizada y políticas de seguridad
La gente suele valorar el paquete por Word y Excel. En la práctica, lo que hace difícil salir son las tres últimas: identidad única, administración central y Teams. Esa es la parte del cálculo que casi nunca se hace.
Pieza por pieza
Documentos: LibreOffice y OnlyOffice
LibreOffice es la suite de escritorio más completa del mundo libre y funciona bien para el trabajo normal. Su punto débil es la fidelidad visual: un documento con formato complejo puede cambiar de aspecto al abrirlo, y en un contrato que va a firmar un cliente eso importa.
OnlyOffice y Collabora Online se acercan más al comportamiento de Microsoft y funcionan en el navegador, con edición simultánea. Si vienes de trabajar a varias manos en la nube, esta es la transición menos brusca.
Dónde duele: las hojas de cálculo con macros en Visual Basic, tablas dinámicas complicadas o complementos propios. No migran. Si tu operación depende de un Excel que alguien construyó hace ocho años, esa hoja es un proyecto aparte y hay que tratarla como tal.
Archivos compartidos: Nextcloud
Nextcloud sustituye a OneDrive y SharePoint a la vez: carpetas personales y de equipo, sincronización con el escritorio, enlaces con contraseña y caducidad, versiones anteriores y papelera. Con Collabora o OnlyOffice encima, además, edita documentos sin salir del navegador.
Es la pieza que mejor sustituye a su equivalente. La mayoría de los equipos no nota la diferencia después de la primera semana.
Videollamadas y mensajería: Jitsi y Mattermost
Jitsi Meet cubre las videollamadas y tiene una ventaja concreta: el invitado no necesita cuenta ni instalar nada. Mattermost o Rocket.Chat cubren la mensajería por canales.
Dónde duele: Teams no es solo chat y vídeo, es el sitio donde mucha gente tiene sus archivos, sus reuniones y sus conversaciones con clientes externos, todo junto. Reemplazarlo con dos herramientas distintas funciona, pero se nota. Es el cambio que más resistencia genera del paquete entero.
Identidad única: Keycloak o Authentik
Esta es la pieza invisible. En Microsoft 365, una persona entra con un usuario y accede a todo; cuando se va de la empresa, se desactiva una cuenta y pierde el acceso a todo de golpe. Sin eso, das de baja a alguien en cinco sitios distintos y te olvidas del sexto.
Keycloak y Authentik hacen ese trabajo y se integran con Nextcloud, Odoo y casi todo lo demás. No son triviales de montar, pero son la diferencia entre una pila de herramientas y un sistema.
Correo: aquí nos bajamos
Hay servidores de correo libres y excelentes. Y aun así: no montes el tuyo.
El problema no es el programa, es la reputación de envío. Los grandes proveedores desconfían del correo que sale de direcciones pequeñas y desconocidas, y el síntoma es que tus facturas llevan semanas en la carpeta de no deseado de tus clientes sin que nadie te avise. Recuperar esa reputación cuesta meses de trabajo silencioso.
Para una pyme, el correo gestionado con tu dominio cuesta poco y se integra igual por IMAP y SMTP. Es el punto donde la coherencia ideológica sale cara y conviene ser pragmático.
Resumen
| Pieza de Microsoft 365 | Alternativa libre | Qué tal sale |
|---|---|---|
| OneDrive y SharePoint | Nextcloud | Muy bien |
| Word, Excel, PowerPoint | LibreOffice · OnlyOffice · Collabora | Bien, con reservas en hojas complejas |
| Teams (vídeo) | Jitsi Meet | Bien |
| Teams (chat) | Mattermost · Rocket.Chat | Bien, pero se nota el cambio |
| Entra ID (identidad) | Keycloak · Authentik | Bien, pero no es trivial montarlo |
| Exchange Online (correo) | No lo sustituyas | Usa correo gestionado |
Cómo hacerlo sin romper nada
Por partes y con solape. Nadie migra un lunes.
- Monta Nextcloud y convive. Unas semanas con los archivos en los dos sitios. Es incómodo y es el precio de no perder nada.
- Prueba los documentos difíciles. Coge las cinco hojas de cálculo de las que depende la empresa y ábrelas. Ahí sale el trabajo real que nadie presupuestó.
- Mueve los archivos. Cuando el equipo ya entra a Nextcloud por costumbre.
- Cambia la comunicación. Vídeo primero, chat después.
- Monta la identidad única. Antes de que haya diez servicios con contraseñas distintas.
- Da de baja las licencias. Al final, y solo cuando lleves un mes sin echarlas de menos.
¿Y compensa?
Depende de una cuenta que solo tú puedes hacer: lo que pagas al año en licencias, menos lo que te costará el servidor y el correo gestionado, menos el trabajo de migración repartido entre los años que vayas a usarlo.
Para una empresa de menos de cinco personas, rara vez sale. Entre cinco y veinte, casi siempre. Por encima, la pregunta cambia: ya no es si compensa, es quién se encarga.
Si quieres ver cómo encaja todo esto junto, lo hemos montado entero en el ecosistema completo para una pyme de diez personas.