Odoo Community: qué cubre, qué le falta y para quién sirve

Declaración de intereses. Divergentes Media implanta Odoo para empresas y cobra por ello. Esta ficha la escribe alguien que vive de este programa, así que léela sabiéndolo. Hemos puesto especial cuidado en el apartado de qué le falta y en el de cuándo no conviene, que son los que un vendedor omitiría.

Odoo es el ERP libre con más recorrido del mercado y, para una pyme que quiere dejar de llevar el negocio en hojas de cálculo, suele ser la respuesta correcta. También es un programa que se subestima con facilidad: parece sencillo en la demostración y no lo es en la implantación.

Qué es exactamente

Un conjunto de aplicaciones que comparten una sola base de datos: ventas, compras, inventario, contabilidad, proyectos, fabricación, punto de venta, recursos humanos y unas cuantas más. Se instalan las que hagan falta y se añaden después las demás.

Esa base compartida es el argumento de fondo. Cuando el comercial cierra una venta, el almacén ve la salida, contabilidad ve el asiento y dirección ve el margen, sin que nadie copie nada de un sitio a otro. Es lo que ninguna combinación de herramientas sueltas consigue.

Community y Enterprise: la distinción que importa

Odoo se publica en dos ediciones y confundirlas es el origen de la mayoría de los disgustos.

Community es software libre con licencia LGPLv3. Puedes usarlo, modificarlo y revenderlo sin pagar nada. Enterprise es propietaria, se paga por usuario y mes, y añade funciones que en Community no están.

Lo que te vas a encontrar de menos en Community, ordenado por probabilidad de que te importe:

• Contabilidad completa. Community trae la base; la conciliación bancaria automática, los informes financieros avanzados y algunos asientos automáticos son de Enterprise. Para muchas pymes esto se resuelve con módulos de la comunidad, pero hay que saberlo de antemano.
• Estudio. El editor visual para personalizar pantallas sin programar. En Community se personaliza escribiendo código.
• Aplicación móvil oficial. Community se usa desde el navegador del móvil, que funciona pero no es lo mismo.
• Firma electrónica, mantenimiento predictivo, planificación avanzada y otros módulos concretos.

La pregunta útil no es cuál es mejor, sino cuáles de esas funciones necesitas de verdad. Muchas empresas descubren que ninguna, y otras que una sola —normalmente la contabilidad— y acaban pagando la licencia entera por ella.

La facturación electrónica no viene incluida

Esto merece su propio apartado porque es donde se atascan los proyectos en Centroamérica.

Odoo es un producto belga pensado para el mundo entero, y la facturación electrónica es un asunto nacional: cada país tiene su formato, su firma digital, su esquema de numeración y su servicio al que transmitir. En El Salvador eso significa documentos tributarios electrónicos con código de generación, número de control, firma y transmisión al Ministerio de Hacienda, más los eventos de contingencia e invalidación.

Nada de eso está en Odoo de fábrica, ni en Community ni en Enterprise. Se resuelve con módulos de localización, propios o de terceros. Cuando alguien te presupueste una implantación, mira con lupa si la localización fiscal está dentro del precio: es la diferencia entre un proyecto y medio proyecto.

Lo que cuesta de verdad

La licencia de Community es cero. Lo demás no.

• Servidor. Odoo pide más memoria de la que la gente espera. Para diez usuarios concurrentes, un VPS holgado; para cincuenta, algo serio.
• Puesta en marcha. Configurar el plan contable, los impuestos, los almacenes, las listas de precios y los flujos de aprobación. Es la partida grande y es de una sola vez.
• Migración de datos. Clientes, proveedores, artículos y saldos iniciales. Siempre hay menos datos limpios de los que uno cree.
• Formación. La partida que más se recorta y la que más caro sale recortar.
• Actualizaciones. Odoo publica una versión al año. Saltar de versión con módulos personalizados encima tiene trabajo.

Frente a eso, lo que desaparece es la cuota por usuario y mes, todos los meses, indefinidamente. Ahí está la aritmética del asunto: un coste alto de una vez contra uno moderado para siempre.

Cuándo no conviene

Preferimos decirlo aquí que después de cobrarte.

• Si no tienes inventario ni producción. Una consultora de cinco personas que factura horas no necesita un ERP. Le sobra con facturación y contabilidad.
• Si nadie va a mantenerlo. Odoo autoalojado necesita actualizaciones, copias y alguien que mire los registros de vez en cuando.
• Si tu proceso es muy atípico. Odoo es flexible, pero personalizarlo mucho lo convierte en un desarrollo a medida con los costes de un desarrollo a medida.
• Si la empresa no quiere cambiar. Un ERP obliga a ordenar procesos. Si esa conversación no está resuelta, el programa no la va a resolver por ti.

Qué mirar antes de decidir

Tres preguntas que ordenan la decisión mejor que cualquier comparativa:

1. ¿Cuántas personas van a usarlo a diario? Por debajo de cinco, casi nunca compensa. Entre cinco y cincuenta es su terreno.
2. ¿Necesitas la contabilidad avanzada? Si la respuesta es sí, calcula también el coste de Enterprise antes de comparar. Puede que siga compensando, pero la cuenta es otra.
3. ¿Quién lo va a mantener dentro de dos años? Si no hay respuesta, esa es la respuesta.

Si encaja, en el ecosistema completo para una pyme de diez personas explicamos cómo se combina con el resto de piezas y en qué orden conviene montarlo.