El cierre contable duele en proporción directa a lo desordenado que estuvo el año. Si cada enero consume dos semanas de alguien, el problema no es enero: son los once meses anteriores.
Esto va de qué hacer durante el año para que el cierre sea un trámite, y de qué revisar cuando llegue.
Los cuatro hábitos que lo cambian todo
Conciliar el banco cada semana
Doce meses acumulados son un trabajo distinto de cincuenta tandas pequeñas. Y las diferencias se investigan mucho mejor a los tres días que a los ocho meses, cuando nadie recuerda qué fue aquel movimiento. Está en conciliación bancaria con software libre.
Cerrar cada mes, aunque sea por encima
Revisar mensualmente que las ventas cuadran con lo declarado, que no hay facturas de proveedor sin registrar y que las existencias tienen sentido. Media hora al mes evita la arqueología de enero.
Muchos sistemas permiten bloquear periodos ya revisados para que nadie meta un asiento con fecha de hace cuatro meses. Actívalo: es la función más útil y menos usada de cualquier contabilidad.
Registrar la factura cuando llega
No cuando se paga, ni cuando alguien vacía la carpeta. La factura de compra que aparece en febrero con fecha de noviembre es el origen clásico del descuadre entre lo declarado y lo contabilizado.
Contar el inventario más de una vez al año
Si la valoración de existencias del cierre sale de un recuento hecho con prisa el 31 de diciembre, la cifra es mala y afecta directamente al resultado. Los recuentos cíclicos están explicados en gestión de inventario.
La revisión del cierre
Cuando llegue, esto es lo que conviene mirar antes de dárselo al contador:
- Cuentas transitorias a cero. Si hay saldo en una cuenta puente o de ajustes, es un asiento a medio hacer.
- Clientes y proveedores con saldo raro. Un cliente con saldo a favor o un proveedor con saldo deudor casi siempre es un error de imputación.
- Facturas emitidas sin cobrar muy antiguas. O se cobran, o se reclaman, o se reconocen como incobrables. Dejarlas ahí infla el activo.
- Existencias con valor y sin movimiento en todo el año. Hay que decidir si valen lo que dice el sistema.
- Documentos anulados correctamente tratados, sobre todo si emites facturación electrónica: la anulación tiene su propio procedimiento.
- Cuadre entre lo declarado y lo contabilizado, periodo a periodo. Si no cuadra, el momento de saberlo es ahora.
Lo que hay que guardar
Al cerrar un ejercicio, aparte de los libros:
- Una copia del sistema completo con la fecha del cierre, aparte de las copias rotativas. Es la que vas a querer si dentro de tres años alguien pregunta.
- Los documentos fiscales emitidos con su constancia de transmisión, si aplica.
- El inventario valorado tal como quedó.
Y comprueba que esa copia se restaura. Una copia de cierre que no se puede abrir es papel mojado justo cuando más falta hace, como explicamos en copias de seguridad que de verdad se restauran.
La señal de que vas bien
El cierre no debería enseñarte nada que no supieras. Si en enero descubres que un cliente lleva ocho meses sin pagar o que el margen de un producto era negativo, el problema no es el cierre: es que has estado un año sin mirar.
Un sistema bien llevado convierte el cierre en una confirmación. Esa es la meta, y es alcanzable con los cuatro hábitos de arriba.