La conciliación bancaria es la tarea que más horas consume en la contabilidad de una pyme y la que menos se menciona al elegir sistema. También es, en el caso de Odoo, la función que más empresas empuja a pagar la licencia Enterprise sin haber mirado las alternativas.
Conviene entender qué es exactamente antes de decidir cuánto pagar por ella.
Qué es, en la práctica
Tu contabilidad dice que el cliente Ramírez te pagó 1.200 dólares. Tu banco dice que entraron 1.200 dólares el martes. Conciliar es unir esas dos frases y dejar constancia de que son el mismo hecho.
Con veinte movimientos al mes se hace a ojo. Con cuatrocientos, no: se convierte en dos días de alguien cotejando un extracto contra una pantalla, y en el origen de la mitad de los descuadres.
Los tres niveles
1. A mano
Alguien abre el extracto y el sistema, y va marcando. Funciona con poco volumen y es donde está la mayoría de las pymes centroamericanas.
Su problema no es el tiempo: es que el error no se detecta. Un cobro apuntado dos veces o un pago que nunca llegó pueden pasar meses sin que nadie lo note.
2. Importando el extracto
Descargas el extracto del banco —en CSV, o en alguno de los formatos bancarios estándar— y el sistema lo carga y propone las correspondencias. Tú confirmas o corriges.
Este nivel está al alcance de cualquier ERP libre, incluido Odoo Community, y resuelve el noventa por cien del problema. Es el punto donde conviene quedarse mientras el volumen no sea enorme.
3. Conexión automática con el banco
El sistema se conecta al banco y trae los movimientos solo, cada día, sin que nadie descargue nada. Esto es lo que está en Odoo Enterprise y en las suites de pago.
Y aquí va el matiz que casi nadie cuenta: esa conexión automática depende de que tu banco esté soportado. En Centroamérica la cobertura es mucho menor que en Europa o Estados Unidos. Antes de pagar una licencia por esta función, comprueba si tu banco concreto está en la lista. A veces se paga por algo que no se va a poder usar.
Cómo hacerlo bien en Community
Importar el extracto no es un apaño: bien montado, la diferencia con la conexión automática es descargar un archivo una vez al día.
- Averigua qué formatos exporta tu banco. Casi todos dan CSV o Excel; algunos, formatos bancarios estándar que se importan mejor.
- Normaliza los conceptos. Si el banco escribe «TRANSF RAMIREZ SA DE CV», enséñale al sistema a asociarlo con ese cliente. Las reglas se definen una vez y funcionan siempre.
- Pide referencia en los cobros. Que los clientes pongan el número de factura en la transferencia cambia radicalmente el porcentaje de correspondencias automáticas. Es una cuestión de proceso, no de software.
- Concilia semanalmente, no al cierre. Un mes entero acumulado es mucho más difícil de cuadrar que cuatro tandas pequeñas.
Lo que aparece al conciliar bien
Tres cosas que suelen incomodar y todas valen dinero:
- Cobros que nunca llegaron y que alguien dio por buenos porque el cliente dijo que había pagado.
- Comisiones bancarias que nadie contabilizaba y que suman más de lo que parece al año.
- Pagos duplicados a proveedores. Pasa más de lo que se cree y casi nunca lo avisa el proveedor.
La decisión
Si mueves pocos movimientos al mes, la importación de extracto sobra y no justifica ninguna licencia. Si mueves muchos y tu banco está soportado, la conexión automática ahorra tiempo real y entra en la cuenta que explicamos en Odoo Community o Enterprise.
Lo que no tiene sentido es seguir cotejando a mano un extracto de cuatrocientas líneas. Eso no es ahorro: es una persona haciendo de integrador de sistemas dos días al mes.