Declaración de intereses. Divergentes Media vende implantaciones de ERP. Este artículo va de por qué mucha gente no necesita uno, así que va contra nuestro interés comercial más evidente. Lo escribimos igual porque montar un ERP a quien solo necesita facturar es una mala venta que acaba mal para los dos.
Si tu empresa no tiene inventario, no fabrica nada y lo que necesitas es emitir documentos fiscales y cobrar, no montes un ERP. Es caro, es lento de implantar y vas a usar el cinco por cien.
Este artículo es para ese caso, que es más frecuente de lo que parece: consultoras, despachos, profesionales independientes, empresas de servicios.
Lo que de verdad necesitas
- Emitir el documento fiscal que exija tu país, correctamente.
- Llevar el control de lo que te deben.
- Sacar los libros e informes que hay que presentar.
- Que tu contador reciba la información sin rehacerla.
Eso es todo. No necesitas almacenes, listas de materiales, ni un embudo de ventas con siete etapas.
Las opciones reales
Un servicio de facturación de pago
Sí, en un sitio sobre software libre. Si emites pocos documentos al mes y tu país tiene facturación electrónica obligatoria, un servicio local especializado es rápido, barato y se mantiene solo cuando cambia la normativa.
El coste de montar y mantener una alternativa propia para ese volumen no se recupera nunca. Decir lo contrario sería venderte algo.
Dolibarr
Es la opción libre que mejor encaja aquí. Enciendes solo los módulos de terceros, facturas y cobros, y dejas apagado todo lo demás. Corre en alojamiento compartido corriente y se aprende rápido.
El punto a verificar es el mismo de siempre: si necesitas facturación electrónica de tu país, comprueba que exista y esté mantenida para Dolibarr. Suele ser su punto débil frente a Odoo.
Odoo con muy pocos módulos
Tiene sentido en un caso concreto: cuando la facturación electrónica de tu país está bien cubierta en Odoo y no en otros. Entonces vale la pena aunque uses una fracción del sistema, porque la alternativa es un proceso manual todos los meses.
Si es tu caso, monta solo facturación y contabilidad básica, y no dejes que el proyecto crezca «ya que estamos».
Facturación dentro del CRM
Si ya usas un CRM y tus documentos fiscales son sencillos, algunos permiten emitir desde ahí. Menos común y a veces suficiente.
Cómo elegir, en tres preguntas
- ¿Cuántos documentos emites al mes? Por debajo de un puñado, cualquier cosa vale y lo barato gana. Por encima de un centenar, la automatización empieza a importar.
- ¿Tu país exige facturación electrónica? Si sí, esto manda sobre todo lo demás y reduce las opciones a las que tengan localización mantenida.
- ¿Quién lleva la contabilidad? Si es una gestoría, el objetivo es entregarle bien la información, no duplicar su trabajo en tu sistema.
El error que hay que evitar
Montar un sistema grande «para cuando crezcamos».
Cuando crezcáis, el sistema habrá cambiado, vuestros procesos también, y habréis pagado tres años de complejidad que no usabais. Monta lo que necesitas hoy y elige algo de lo que se pueda salir: eso es lo que de verdad te prepara para crecer, y está explicado en cómo salir de un ERP propietario.
Y si después de leer esto resulta que sí tienes inventario y sí te hace falta algo más, entonces la pregunta cambia: cómo saber si tu empresa necesita un ERP.