Publicas una vacante, pones empleo@ como dirección de contacto y llegan cuarenta currículos. Tres personas los miran, dos contestan a los mismos candidatos, y al final del proceso nadie sabe a quién se entrevistó ni por qué se descartó a quién.
Un buzón no es una herramienta de selección. Es un sitio donde las candidaturas se apilan.
Lo que aporta un módulo de selección
Es un embudo, conceptualmente igual al de ventas que describimos en el CRM libre para pymes, pero con personas en lugar de oportunidades:
- Una vacante con sus datos: puesto, departamento, responsable, número de plazas.
- Un formulario público que alimenta el sistema directamente, en vez del buzón.
- Etapas visibles: recibida, revisada, primera entrevista, prueba, oferta, contratada o descartada.
- Notas y valoraciones de cada entrevistador, en el mismo sitio.
- Paso directo a empleado cuando se contrata, sin volver a teclear los datos.
Ese último punto conecta con la lista del primer día: la persona ya está en el sistema cuando llega.
Los datos personales: aquí hay que tener cuidado
Un currículo es un paquete denso de datos personales de alguien que no trabaja para ti. Tres reglas que cuestan poco y evitan mucho:
- Di en el formulario cuánto tiempo los conservas y para qué. Una frase basta.
- Borra lo que no se seleccionó pasado ese plazo. Un currículo de hace cuatro años no te sirve y sí te expone.
- No anotes lo que no puedes usar para decidir. Situación familiar, salud, ideología. Si no puede pesar en la decisión, no tiene por qué estar escrito en el expediente.
Ese último punto no es solo una cuestión legal. Es que lo que está escrito se lee, y lo que se lee influye.
Autoalojar el sistema ayuda: los currículos están en tu servidor y no en el de un servicio que los reutiliza. Pero autoalojar no borra nada solo. El calendario de borrado lo pones tú.
Contestar a quien no seleccionas
La mayoría de las empresas no lo hace, y es un error barato de corregir. Una plantilla de tres líneas, enviada al cerrar el proceso, con el nombre de la persona.
Para una pyme que compite por talento con empresas más grandes, la reputación como empleador es de las pocas ventajas que puede construir sin presupuesto. La gente recuerda quién le contestó.
Con el módulo es un clic al cambiar de etapa. Con un buzón, nunca se hace.
Cuándo no hace falta
Si contratas a dos personas al año, esto es sobreingeniería. Un documento compartido con las candidaturas y sus estados resuelve lo mismo.
El módulo empieza a compensar cuando hay varias vacantes a la vez o varias personas entrevistando. Es decir, cuando el problema deja de ser recordar y pasa a ser coordinar.