La pregunta que más nos hacen no es cuál es el mejor ERP libre. Es «por dónde empiezo sin romper nada».
Esto es una hoja de ruta de doce meses para una pyme de entre diez y cincuenta personas que quiere migrar mientras sigue trabajando. Los plazos son conservadores a propósito: casi todos los planes de migración fallan por optimistas.
Mes 0: el inventario
Antes de tocar nada, dos semanas para escribir tres listas:
- Qué software usas, qué cuesta al año, cuándo renueva y quién depende de él.
- Qué procesos dependen de una hoja de cálculo o de la cabeza de una persona.
- Qué integraciones hay: con el banco, con la administración tributaria, con clientes.
La tercera lista es la que suele contener las sorpresas, y es mejor tenerlas en el mes 0 que en el 7.
Trimestre 1: la base, sin riesgo
Se empieza por lo que aporta pronto y no puede parar la empresa si va mal:
- Gestor de contraseñas para todo el mundo. Dos semanas, beneficio inmediato y genera un primer éxito visible.
- Copias de seguridad que se restauran, con una prueba real. Si vas a migrar, esto es la red debajo del trapecio.
- Segundo factor en correo, banca y administración.
- Nextcloud para archivos, con la estructura de carpetas pensada desde el principio.
Fíjate en que nada de esto sustituye todavía a un sistema crítico. Se está construyendo el suelo.
Trimestre 2: la ofimática y la elección del ERP
Dos cosas en paralelo:
La suite ofimática, empezando por un departamento voluntario. Con las plantillas de marca preparadas antes y el inventario de macros hecho. Si una macro es crítica, se aísla y no se fuerza.
La selección del ERP, que es una decisión con consecuencias de años. Aquí solo se elige y se prueba con datos reales, no se implanta. Las opciones están en la comparativa, y el criterio decisivo en casi todos los países es la localización fiscal.
Trimestre 3: el ERP, en el orden correcto
El trimestre serio. El orden importa mucho:
- Datos maestros: clientes, proveedores, productos, plan contable. Limpios, no volcados tal cual. Esta fase siempre dura más de lo previsto.
- Ventas y facturación, incluida la electrónica si aplica.
- Compras e inventario, si el negocio lo necesita.
- Contabilidad, que se alimenta de lo anterior.
Y una regla que evita desastres: arrancar al inicio de un ejercicio contable, o al menos de un trimestre. Cambiar de sistema a mitad de ejercicio duplica el trabajo de cierre.
Trimestre 4: consolidar y medir
El trimestre que más se salta y el que decide si todo lo anterior sirvió:
- Los informes que la dirección va a mirar cada semana. Si a estas alturas se siguen sacando los números a hoja de cálculo, la migración está a medias.
- Lo que quedó pendiente: CRM, RRHH, lo que sea secundario en tu caso.
- Documentar los procedimientos nuevos, idealmente escritos por quien los aprendió.
- Cancelar las licencias que ya no usas. Suena obvio y se olvida: hay empresas pagando durante dos años software que nadie abre.
- Medir el ahorro real y compararlo con lo que se estimó al principio.
Las señales para frenar
Un plan también tiene que decir cuándo parar. Tres señales:
- Si la facturación se retrasa. Nada justifica facturar tarde. Se vuelve al sistema anterior y se reagrupa.
- Si la gente ha montado un sistema paralelo en hojas de cálculo para no usar el nuevo. Significa que el sistema no resuelve su problema real, y seguir empujando solo genera resentimiento.
- Si solo una persona sabe cómo funciona a los seis meses. Has cambiado una dependencia de proveedor por una dependencia de persona, que es peor.
Lo que no se ve en el calendario
Doce meses es realista solo si hay una persona con tiempo asignado —no «además de su trabajo»— y alguien de dirección que responda las preguntas de negocio en el día.
Sin esas dos condiciones, el mismo plan lleva dos años y medio, y a mitad de camino alguien propondrá volver atrás. Es, de largo, el factor que más determina el resultado, y está en la lista de errores de implantación por algo.