Montar Nextcloud es una tarde. Que a los dos años siga siendo usable es una decisión que se toma la primera semana y casi nadie toma.
Lo que pasa por defecto: cada persona sube sus archivos a su carpeta personal y comparte lo que hace falta con quien hace falta. Funciona un tiempo. Después, nadie sabe dónde está el contrato marco, hay cuatro copias del mismo documento y cuando alguien se va de la empresa su carpeta personal —con media contabilidad dentro— se queda huérfana.
La distinción fundamental
En Nextcloud hay dos formas de compartir, y la diferencia lo decide todo:
- Compartir desde tu carpeta personal. El archivo es tuyo y tú das acceso. Si te vas, el acceso muere contigo.
- Carpetas de grupo (Group folders, una aplicación oficial que se instala aparte). Pertenecen a la organización, no a una persona. Se asignan a grupos y su existencia no depende de ninguna cuenta.
Todo lo que sea de la empresa va en carpetas de grupo. La carpeta personal es para borradores y trabajo en curso, nada más. Esta sola regla evita el ochenta por ciento de los problemas futuros.
Una estructura que aguanta
Por departamento en el primer nivel, porque es lo que se corresponde con los permisos:
- Dirección — acceso muy restringido.
- Administración y finanzas — contabilidad, contratos, seguros.
- Personal — solo quien lleva RRHH. Aquí hay datos sensibles y los permisos no son negociables.
- Comercial — propuestas, tarifas, material de venta.
- Operaciones o producción — lo que haga tu empresa.
- Común — plantillas, logos, políticas, documentación. Lectura para todos, escritura para pocos.
Dentro de cada una, el criterio que use ese departamento. No impongas una estructura de tercer nivel desde arriba: no la van a respetar.
Los permisos, por grupo
Nunca persona a persona. Se crean grupos que correspondan a puestos, se asignan los permisos al grupo, y a las personas se les mete en grupos.
Es el mismo principio que explicábamos en la lista del primer día: dar de alta a alguien es meterlo en tres grupos, y darlo de baja es una acción. Si los permisos están dados uno a uno, cada alta y cada baja es una excavación.
Nextcloud permite además restringir la carpeta de grupo a solo lectura para unos y escritura para otros, y eso resuelve el caso típico de «todos deben ver las tarifas, solo comercial las edita».
Los enlaces públicos: la fuga silenciosa
Nextcloud permite generar un enlace para mandarle un archivo a alguien de fuera. Es cómodo y es por donde se escapan los documentos.
Tres ajustes que conviene poner desde el principio en la configuración del servidor:
- Fecha de caducidad obligatoria en los enlaces públicos. Treinta días por defecto.
- Contraseña obligatoria para los que permitan subir archivos.
- Revisión periódica de los enlaces activos. Hay un listado; míralo una vez al trimestre y vas a encontrar enlaces de hace dos años apuntando a documentos que ya no deberían estar accesibles.
Lo que no debe ir en Nextcloud
Dos cosas, por motivos distintos:
Las contraseñas. Ni en un archivo cifrado. Tienen su herramienta y es el gestor de la empresa.
Los datos que ya viven en el ERP. Una hoja de cálculo con el stock, otra con la lista de clientes, otra con las facturas pendientes. Cada copia en Nextcloud es una versión que se va a desincronizar y que alguien usará para tomar una decisión equivocada.
El sincronizado de escritorio
Un aviso práctico: si alguien sincroniza todas las carpetas de grupo en su portátil, se lleva copia de todo a un disco que puede perderse. Por eso importa el cifrado de los equipos.
Y una alternativa útil: el modo de archivos virtuales descarga solo lo que se abre. Menos disco ocupado y menos datos expuestos si se pierde el equipo.