El primer día de alguien nuevo dice más de una empresa de lo que dice su web. Y en la mayoría de las pymes es el mismo desastre: la persona llega, no hay equipo preparado, nadie sabe qué accesos necesita, y se pasa la mañana esperando a que alguien tenga un rato.
Es un problema de proceso, y se arregla con una lista.
Lo que hay que tener listo antes
Idealmente la semana anterior, no la mañana del lunes:
- Cuenta de correo creada y probada.
- Usuario en los sistemas que vaya a usar, con los permisos de su puesto y no más.
- Equipo preparado, con lo que necesita instalado.
- Acceso al gestor de contraseñas, con las colecciones que le correspondan.
- Carpetas compartidas a las que deba entrar, ya asignadas.
- Documentación de su puesto, aunque sea media página.
Seis puntos. Guardados como plantilla, se repiten para cada incorporación y dejan de depender de que alguien se acuerde.
Dónde vive esa lista
Si tienes ERP, en su gestión de personal: se crea un proyecto o una lista de tareas desde plantilla al registrar al empleado, con responsable y fecha para cada punto.
Si no lo tienes, una plantilla en Nextcloud sirve igual. Lo que importa no es la herramienta: es que cada punto tenga un responsable con nombre. «Sistemas prepara el equipo» no es un responsable.
Los permisos: el error que se arrastra años
La forma rápida de dar acceso a alguien nuevo es copiar los permisos de un compañero. Es cómodo y es exactamente cómo se acumula el problema.
Ese compañero probablemente arrastra accesos de dos puestos anteriores. Al copiarlos, el nuevo hereda cosas que no le tocan, y dentro de un año alguien copiará los suyos. En tres años, media empresa tiene acceso a la carpeta de nóminas y nadie sabe por qué.
La alternativa es definir los permisos por puesto, una sola vez, y asignar el puesto. Cuesta una tarde y se amortiza en la primera auditoría.
La primera semana
Tres cosas que valen más que cualquier manual:
- Alguien asignado para las preguntas tontas. Una persona concreta a quien preguntar dónde está todo, sin sentir que molesta. Es lo que más acelera la incorporación.
- Una tarea real el primer día. Pequeña y que se pueda terminar. Pasar tres días leyendo documentación desmotiva a cualquiera.
- Explicar las reglas de seguridad cuando se entrega el acceso, no en un curso a los seis meses. Sobre todo la regla de pagos, si el puesto toca dinero, que está en el fraude que sí le llega a una pyme.
La misma lista, al revés
El día que alguien se va se recorre la lista en sentido contrario, y es la parte que peor se hace en todas partes.
Con identidad única es una acción: se desactiva la cuenta y pierde acceso a todo. Sin ella, es una lista de diez sitios donde hay que entrar, y siempre queda uno. Lo explicamos en las alternativas a Microsoft 365, donde es la pieza invisible que más cuesta reemplazar.
Y después, rotar las contraseñas compartidas a las que tenía acceso. El gestor te dice exactamente cuáles son, que es de lo que va sacarlas de la hoja de cálculo.
La señal de que funciona
Que la persona nueva pueda trabajar el primer día sin pedirle nada a nadie. Suena modesto y casi ninguna pyme lo consigue.