Nextcloud: la pieza que mejor sustituye a OneDrive y SharePoint

Nextcloud es la pieza que mejor sustituye a su equivalente propietario de toda la pila libre. Si tuviéramos que recomendar una sola cosa a una empresa que quiere empezar a salir de las suscripciones, sería esta: el beneficio se nota en la primera semana y el riesgo es bajo, porque tus archivos siguen siendo archivos y puedes llevártelos cuando quieras.

Qué cubre

En su forma básica, Nextcloud es OneDrive y SharePoint a la vez: carpetas personales, carpetas de equipo con permisos, sincronización con el escritorio en Windows, Mac y Linux, aplicación móvil, enlaces de descarga con contraseña y caducidad, versiones anteriores de cada archivo y papelera con recuperación.

Encima de eso se instalan aplicaciones. Las que de verdad usan las empresas son cuatro:

• Collabora Online u OnlyOffice para editar documentos en el navegador, a varias manos.
• Calendario y Contactos, que se sincronizan con el móvil y con Thunderbird o Outlook mediante CalDAV y CardDAV.
• Talk, para llamadas y chat internos sin salir del sistema.
• Flow, para automatismos sencillos: convertir a PDF lo que caiga en una carpeta, avisar cuando alguien suba algo.

Un consejo de quien las ha instalado: empieza solo con archivos y con el editor de documentos. Encender veinte aplicaciones el primer día es la mejor forma de que el sistema vaya lento y nadie sepa para qué sirve nada.

Lo que hay que saber antes

El almacenamiento es tuyo

Esa es la gracia y ese es el trabajo. En un servicio de suscripción, el terabyte viene incluido y su copia de seguridad también. Aquí el disco lo pones tú, y la copia también.

Se puede conectar a almacenamiento de objetos externo si el volumen crece, pero para una pyme normal un disco decente en el servidor sobra durante años. Lo que no sobra nunca es la copia: si los archivos de la empresa están solo en Nextcloud y Nextcloud está solo en un servidor, no tienes copia, tienes un único punto de fallo con buena interfaz.

La edición simultánea necesita su propio servicio

Collabora y OnlyOffice no son parte de Nextcloud: son servidores aparte que Nextcloud usa. Eso significa memoria adicional y un componente más que mantener. Se subestima con frecuencia y es la causa habitual de que «Nextcloud va lento».

Las actualizaciones piden atención

Nextcloud publica versiones con frecuencia y las aplicaciones de terceros no siempre están listas el mismo día. Conviene no ir a la última versión el día que sale, y sí mantenerse dentro de las versiones con soporte. Actualizar saltándose varias a la vez es donde la gente se mete en líos.

Cuándo no conviene

• Si nadie va a administrar el servidor. Repetimos esto en todas las fichas porque es la causa número uno de proyectos abandonados.
• Si trabajáis con archivos enormes a diario. Vídeo en bruto o diseño pesado sobre una conexión mediana es frustrante, autoalojado o no.
• Si necesitáis cumplir una norma que exija certificaciones concretas del proveedor de almacenamiento. Autoalojar traslada esa responsabilidad a ti.

Por qué es buen primer paso

Por una razón que tiene poco que ver con la tecnología: se puede deshacer.

Si montas Nextcloud y no os convence, os descargáis las carpetas y volvéis a donde estabais. No hay datos atrapados en un formato raro ni procesos rehechos alrededor del programa. Comparado con cambiar de ERP, esto es un experimento barato.

Por eso lo ponemos siempre el segundo en el orden de migración, después del gestor de contraseñas y antes de tocar nada crítico. Está explicado en el ecosistema completo para una pyme de diez personas, y en las alternativas a Microsoft 365 se ve con qué pieza compite exactamente.