El CRM es el software que más empresas pequeñas compran y menos empresas pequeñas usan. La secuencia es siempre parecida: alguien contrata licencias para cinco comerciales, se cargan los contactos, se usa dos meses con entusiasmo y al tercero todo el mundo ha vuelto a su hoja de cálculo y a su libreta.
Antes de mirar alternativas libres conviene entender por qué pasa eso, porque cambiar de programa sin cambiar lo otro no arregla nada.
Por qué se abandonan los CRM
Por una razón simple: el comercial mete datos y el beneficio se lo lleva otro. Él hace el trabajo de registrar la llamada y quien obtiene el informe es dirección. Si además el CRM está separado del resto del sistema y hay que teclear el pedido dos veces, el abandono está garantizado.
De ahí sale el criterio que ordena toda esta decisión: el CRM que se usa es el que está donde ya se trabaja.
La recomendación incómoda: probablemente no necesitas un CRM aparte
Si ya usas o vas a usar un ERP, el CRM que trae dentro suele ser mejor opción que uno independiente, aunque por funciones sueltas parezca inferior.
El motivo es que la oportunidad se convierte en presupuesto, el presupuesto en pedido y el pedido en factura sin salir del sistema ni volver a teclear el cliente. El comercial ve el histórico de facturas y los pagos pendientes al abrir la ficha. Eso, en el día a día, vale más que cualquier funcionalidad de un CRM especializado.
El CRM de Odoo Community hace lo que una pyme necesita: embudo por etapas, actividades programadas, correos vinculados al contacto y previsión de cierre. No es Salesforce, y para diez comerciales tampoco hace falta que lo sea.
Cuándo sí conviene uno dedicado
- Cuando el ciclo de venta es largo y complejo, con muchos contactos por cuenta y varios decisores.
- Cuando el equipo comercial es mucho mayor que el resto de la empresa.
- Cuando no vas a tener ERP y el CRM va a ser tu sistema principal.
- Cuando necesitas automatizaciones de marketing serias, no un envío de correos cada tanto.
Las opciones libres
EspoCRM
El más recomendable de los dedicados para una pyme. Ligero, rápido, se personaliza sin programar y no pesa en el servidor. Cubre cuentas, contactos, oportunidades, actividades, correo y una automatización decente.
Si necesitas un CRM aparte y no sabes por cuál empezar, empieza por aquí.
SuiteCRM
Mucho más completo y mucho más pesado. Heredero de SugarCRM, con años de funcionalidad acumulada: cotizaciones, contratos, campañas, portal de clientes.
Esa acumulación es su virtud y su problema. Si tu proceso comercial es elaborado, lo cubre. Si no lo es, vas a pasar por delante de doscientas opciones que no necesitas cada vez que quieras hacer algo.
Twenty
El más nuevo y el más agradable de usar, con una interfaz moderna. Todavía joven: le faltan cosas que los otros dan por hechas. Merece la pena vigilarlo, pero antes de montarlo en producción comprueba que cubre tu proceso, no des nada por supuesto.
Comparativa
| Odoo CRM | EspoCRM | SuiteCRM | |
|---|---|---|---|
| Licencia | LGPLv3 | AGPLv3 | AGPLv3 |
| Integrado con facturación | Sí, nativo | No | Parcial |
| Peso en el servidor | Alto | Bajo | Medio |
| Personalizar sin programar | Limitado | Bueno | Bueno |
| Curva de aprendizaje | Media | Baja | Alta |
| Mejor para | Ya tienes ERP | Solo CRM | Proceso complejo |
Cómo hacer que se use
Esta parte importa más que la elección del programa.
- Que el comercial gane algo. Si registrar la oportunidad le ahorra hacer el presupuesto a mano, lo va a registrar. Si solo alimenta un informe ajeno, no.
- Menos campos. Empieza con cinco campos obligatorios, no con treinta. Los demás se añaden cuando alguien los eche de menos.
- Una sola fuente de verdad. El día que se permite «esta cuenta la llevo en mi hoja», el CRM está muerto.
- Que dirección lo mire. Si nadie consulta nunca el embudo, el equipo aprende en dos semanas que da igual lo que escriba.
Si vas a montarlo dentro de un ERP, en la ficha de Odoo Community está lo que cubre y lo que no, y en el ecosistema para una pyme de diez personas se ve dónde encaja con el resto.