Una empresa de obra puede facturar mucho y perder dinero, y enterarse seis meses después. Es el sector donde la diferencia entre lo presupuestado y lo ejecutado se descubre más tarde y duele más.
Por eso aquí la prioridad del sistema no es la facturación. Es el control de costes por obra, en tiempo casi real.
La unidad de gestión es la obra
Todo —cada hora, cada compra, cada alquiler de maquinaria, cada factura de subcontrata— tiene que ir asociado a un proyecto. Si algo entra sin obra asignada, el control se rompe.
En Odoo esto es Proyectos con contabilidad analítica: cada obra es una cuenta analítica y todos los movimientos la llevan. En ERPNext, el módulo de proyectos cumple una función equivalente. El concepto es el mismo y es lo único que de verdad importa entender.
La consecuencia práctica: cuando alguien de administración registra una factura de compra, el campo de obra es obligatorio. Sin excepciones, ni siquiera para los gastos generales, que tendrán su propia obra ficticia.
Los partes de trabajo
La mano de obra es la partida más grande y la peor registrada. El parte en papel que se entrega el viernes, rellenado de memoria, no sirve para controlar nada.
Lo que funciona: el encargado registra desde el móvil, en obra, cada día. Quién estuvo, cuántas horas y en qué tarea. Cinco minutos al final de la jornada.
Para que eso ocurra, la aplicación tiene que funcionar bien en un teléfono, con guantes, a pleno sol y sin cobertura, sincronizando después. Si no cumple lo último, en obra no se usa. Pruébalo en la obra más alejada antes de decidir.
El número que cambia las reuniones
Con lo anterior montado, el sistema da un informe por obra con cuatro columnas: presupuestado, comprometido, ejecutado y certificado.
El «comprometido» es el que casi nadie lleva y el que más avisa: pedidos hechos a proveedores que todavía no han llegado ni se han facturado. Una obra puede parecer dentro de presupuesto en gasto ejecutado y estar ya pasada en compromiso.
Con esas cuatro cifras revisadas cada semana, la conversación del comité de obra deja de ser una discusión de impresiones. Es el mismo principio que los informes comerciales que importan: pocos números, pero fiables y a tiempo.
Certificaciones y facturación por avance
En obra no se factura al entregar: se certifica por avance, con retenciones de garantía que se liberan más tarde.
Esto hay que comprobarlo específicamente en cualquier sistema que evalúes, porque no todos lo llevan de forma natural:
- Facturación por porcentaje de avance o por unidades de obra ejecutadas.
- Retención de garantía descontada de cada certificación y controlada hasta su liberación. Es dinero tuyo que se olvida con facilidad.
- Revisión de precios, si los contratos la contemplan.
- Enlace con la facturación electrónica del país, que no siempre encaja bien con las certificaciones.
Las subcontratas
Parte crítica y descuidada. Lo mínimo que debe llevar el sistema por cada subcontrata y obra:
- El contrato y su importe, para comparar con lo que va facturando.
- La documentación obligatoria con su fecha de caducidad: seguros, certificados de estar al corriente, formación de su personal. Con aviso antes de que venza, porque un subcontratista con papeles caducados en obra es un problema serio.
- Sus certificaciones, ligadas a la obra.
Esa documentación con caducidad encaja bien en un gestor documental con fechas y recordatorios, más que en una carpeta compartida.
La documentación de obra
Planos, modificados, actas de replanteo, libro de órdenes, fotos de avance. Nextcloud resuelve esto bien, con una condición: una carpeta por obra, con la misma estructura interna siempre, y sincronización en los móviles de los encargados para que tengan el plano vigente a mano.
Las fotos de avance, fechadas y por obra, valen su peso en oro cuando aparece una reclamación dos años después.
Por dónde empezar
Con una obra piloto, no con todas. Preferiblemente una que empiece de cero, porque meter a medias una obra en curso da números que no cuadran y desacredita el sistema.
Durante esa obra se afinan las partidas, los tipos de hora y los informes. Cuando el jefe de esa obra defienda el sistema delante de sus compañeros, es el momento de extenderlo. Es el patrón que recomendamos en los errores de implantación: empezar pequeño y dejar que la prueba convenza.