La hostelería tiene dos particularidades que la hacen distinta de cualquier otro negocio pequeño: la caja no puede pararse ni un minuto y el margen se pierde en los ingredientes, no en la venta.
Las dos condicionan cómo se elige el software, así que conviene empezar por ahí antes que por la lista de funciones.
La regla que no se negocia: funcionar sin internet
Si se cae la conexión un viernes a las nueve de la noche, el restaurante tiene que seguir cobrando. Cualquier solución que no cumpla esto está descartada, por buena que sea en todo lo demás.
El punto de venta de Odoo funciona en modo desconectado: sigue registrando ventas en el navegador y sincroniza al recuperar la conexión. Es su mayor virtud para este sector y hay que probarlo de verdad —desconectando el cable— antes de abrir con él.
Si además el servidor está en la nube, conviene tener una copia local: un equipo pequeño en el propio local, con una réplica, y un plan de qué se hace si falla. Es el plan de recuperación en su versión más urgente, porque aquí el tiempo de parada aceptable se mide en minutos.
La comanda
El camarero toma nota en una tableta o un terminal, y la comanda sale impresa en cocina y en barra, cada una con lo suyo. Ese salto —del papel a la impresora de cocina— es el que más errores elimina: se acabaron las letras que nadie entiende y los platos que se olvidan.
Lo que hay que configurar bien desde el principio: las modificaciones. Sin cebolla, poco hecho, para llevar. Si el sistema obliga a escribirlas a mano en un campo libre, la mitad de los errores vuelven. Deben ser opciones marcables en cada plato.
Las recetas: donde está el margen
Esta es la parte que distingue un TPV de un sistema de gestión, y la que casi ningún restaurante pequeño tiene montada.
Si cada plato del menú tiene su escandallo —cantidades de cada ingrediente— entonces cada venta descuenta ingredientes del inventario. Y eso da tres números que cambian la gestión:
- El coste real de cada plato, actualizado con lo que pagas hoy por el producto, no con lo que pagabas cuando se puso el precio.
- El margen por plato, que revela qué se vende mucho y deja poco.
- La diferencia entre el consumo teórico y el inventario real, que es merma, error de porción o pérdida.
Montar los escandallos cuesta trabajo: hay que sentarse con cocina y pesar. Es el esfuerzo que más rinde de toda la implantación.
La facturación y lo fiscal
Aquí hay que ser categórico: esto se verifica antes de comprometerse con nada.
Según el país, puede haber requisitos sobre el ticket, sobre la inalterabilidad de los registros de venta, o sobre la emisión de documentos electrónicos. En El Salvador, el régimen de documentos tributarios electrónicos alcanza también a la venta al consumidor final, y eso condiciona la solución.
Lo que hay que resolver antes de nada: si existe localización mantenida para tu país, quién la mantiene, y cómo emite el documento el punto de venta cuando está sin conexión. Es la pregunta que tratamos en las preguntas al proveedor de facturación electrónica, y aquí es todavía más crítica.
El cierre del día
Un cierre de caja que cuadra es lo que evita las conversaciones desagradables. El sistema debe dar, al cerrar: ventas por método de pago, efectivo esperado, efectivo contado y la diferencia.
Y debe ir directo a contabilidad, sin que nadie teclee el resumen del día a mano. Ese asiento automático es la mitad de lo que justifica tener un sistema integrado y no un TPV suelto.
El hardware
El punto donde más proyectos se tuercen, y no es por el software:
- Impresoras de tickets y de cocina compatibles con el sistema. Comprueba el modelo concreto, no la marca.
- El datáfono: si se integra o si se cobra aparte y se marca a mano. Integrarlo evita errores, pero depende del banco.
- Wifi que llegue a todo el local, incluida la terraza. Es lo que más falla y lo que menos se presupuesta.
- Un SAI para el equipo central y el router. Un microcorte en plena cena no debería reiniciar la caja.
Cuándo arrancar
Nunca en temporada alta ni en fin de semana. Un martes tranquilo, con el sistema antiguo disponible como respaldo y con alguien que conozca el sistema presente en el local durante los tres primeros servicios.
Y con el personal formado antes, no el mismo día. Un camarero peleándose con la tableta delante de una mesa cuesta más que cualquier licencia.