Una empresa de servicios en campo —climatización, electricidad, mantenimiento, fumigación— tiene un problema que no tiene una oficina: la mitad de la plantilla no está delante de un ordenador. Está en una furgoneta, en una azotea o en casa de un cliente, con el móvil y a veces sin cobertura.
Ese detalle descarta la mitad del software que funciona bien en los otros ecosistemas de esta serie. Aquí va el tercero, pensado para ese escenario.
El ciclo que hay que cubrir
En una empresa de servicios todo gira alrededor de un ciclo que se repite:
- Entra un aviso: llamada, mensaje o mantenimiento programado.
- Se asigna a un técnico y a una franja horaria.
- El técnico va, trabaja y registra qué hizo y qué material gastó.
- Se factura.
- Queda el historial de ese equipo o ese cliente para la próxima vez.
El paso tres es donde se rompe todo. Si el técnico apunta en una libreta y lo pasa el viernes, se pierden materiales, se facturan horas de menos y el historial no existe. Casi todo el valor de este ecosistema está en resolver ese paso.
La pila
El parte desde el móvil
Odoo Community no tiene aplicación móvil oficial —eso es de la edición de pago, como explicamos en su ficha—, pero su interfaz funciona en el navegador del móvil. Con una configuración pensada para eso, es suficiente.
Las decisiones que marcan la diferencia entre que el técnico lo use o no:
- Cinco campos, no veinte. Qué hizo, cuánto tardó, qué material gastó, una foto y la firma. Todo lo demás se rellena en oficina.
- Listas cortas de material. Que elija de veinte artículos habituales, no de un catálogo de mil.
- Un acceso directo en la pantalla de inicio del móvil. Si hay que abrir el navegador y buscar la dirección, no se usa.
- Nada obligatorio que no se pueda saber en el momento. Un campo obligatorio que el técnico no puede rellenar en casa del cliente es la forma más rápida de que invente datos.
El problema de la cobertura
Hay que ser honesto: una interfaz web necesita conexión. En un sótano o en una zona rural, no la hay.
Las salidas razonables, por orden de sencillez:
- Que el técnico registre al salir, en la furgoneta, donde ya hay cobertura. Funciona más veces de las que parece.
- Documentación sincronizada con la aplicación de Nextcloud, que sí guarda copia local: manuales y fichas se consultan sin conexión aunque el parte se registre después.
- Foto primero, parte después. La cámara del móvil siempre funciona. La foto lleva hora y lugar, y sirve de respaldo.
Si tu operación es mayoritariamente en zonas sin cobertura, esto es un requisito de verdad y hay que evaluarlo antes de elegir nada.
El historial por equipo
Es la ventaja que más se nota al año de usarlo y la que nadie valora al principio.
Cuando cada intervención queda asociada al equipo concreto —no solo al cliente— el técnico que va tres años después ve qué se cambió, cuándo y por qué. Eso reduce visitas, evita repetir diagnósticos y, en mantenimientos contratados, es el argumento para renovar.
Exige disciplina desde el primer día: si los equipos no se dan de alta con su número de serie, el historial nunca existe.
Por dónde empezar
Con un técnico y dos semanas. El que mejor se lleve con el móvil, no el que más años lleve.
Que registre sus partes mientras los demás siguen con la libreta. Al cabo de dos semanas tendrás dos datos que valen más que cualquier plan: cuánto tarda de verdad en registrar un parte, y qué campos le sobran. Con eso ajustas antes de dárselo a los otros seis.
El resto de la pila —copias, accesos, dimensionado— es la misma de siempre: está en el ecosistema para una pyme de diez personas y en qué servidor necesitas.