- Licencia
- AGPLv3
- Tecnología
- PHP y MySQL: corre en alojamiento corriente
- Coste de licencia
- Ninguno en la versión libre
- Peso en el servidor
- Bajo
- Para quién
- Equipos comerciales de 2 a 30 personas sin ERP
- Personalizar
- Sí, desde la interfaz y sin programar
- Migración
- Fácil de entrar, fácil de salir
Si has llegado a la conclusión de que necesitas un CRM aparte —y antes de eso conviene leer por qué casi nadie los usa— EspoCRM es por donde empezar. Es el que mejor equilibrio tiene entre lo que hace y lo que estorba.
Qué cubre
Lo que una pyme usa de verdad, sin las doscientas opciones que nadie toca:
- Cuentas y contactos, con la relación entre empresa y las personas que trabajan en ella.
- Oportunidades en embudo por etapas, con importe y fecha prevista de cierre.
- Actividades: llamadas, reuniones y tareas, con recordatorios.
- Correo integrado, de modo que los mensajes con un cliente quedan en su ficha sin reenviar nada.
- Casos, para postventa y soporte.
- Informes del embudo y de actividad por comercial.
Lo que lo distingue
Se personaliza sin programar
Esta es su mejor característica y la que menos se menciona. Desde la propia interfaz puedes crear campos nuevos, entidades enteras, relaciones entre ellas y vistas a medida. Sin tocar código y sin depender de nadie.
Para una empresa que vende algo con particularidades —un campo de «tipo de instalación», una entidad «equipo del cliente»— eso es la diferencia entre adaptar la herramienta o adaptarse a ella.
Pesa poco
Corre sobre PHP y MySQL, lo mismo que un WordPress. Cabe en un alojamiento compartido decente y no necesita servidor dedicado. Comparado con montar un ERP entero para tener un embudo, la diferencia de coste y de mantenimiento es enorme.
La interfaz no cansa
Suena a detalle estético y no lo es. Un comercial que tarda cuatro clics en registrar una llamada la registra; uno que tarda doce, no. EspoCRM está del lado bueno de esa línea, y eso decide si el proyecto vive o muere.
Qué mirar antes
Hay funciones en extensiones de pago. La versión libre cubre lo esencial, pero algunas cosas —ciertos flujos avanzados, integraciones concretas— están en extensiones comerciales del propio fabricante. Es el modelo de núcleo abierto que explicamos en licencias libres para empresas: legítimo, pero conviene comprobar de qué lado cae lo que tú necesitas.
No factura. EspoCRM gestiona el proceso comercial hasta la venta; la factura sale de otro sitio. Si eso te obliga a teclear el pedido dos veces, replantéate si no te conviene el CRM dentro del ERP.
La comunidad en español es modesta. La documentación oficial está bien, pero si buscas tutoriales en español vas a encontrar menos que de Odoo.
Cómo arrancarlo bien
- Define las etapas del embudo con el equipo comercial, no con dirección. Tienen que ser las que ellos reconocen, con los nombres que ellos usan.
- Empieza con cinco campos obligatorios. Nombre, empresa, importe estimado, etapa y próxima acción. Nada más.
- Conecta el correo el primer día. Es lo que hace que el CRM se alimente solo y lo que más ahorra.
- Importa solo clientes vivos. Meter tres mil contactos muertos lo convierte en un cementerio donde no se encuentra nada.
- Revisa el embudo en reunión, cada semana. Si nadie lo mira, en un mes está vacío.
Cuándo no es tu herramienta
Si ya vas a tener un ERP, usa el CRM que trae. Si tu proceso comercial es muy elaborado, con cotizaciones complejas y campañas, mira SuiteCRM. Y si sois dos personas vendiendo, una hoja de cálculo compartida es una respuesta perfectamente honesta que nadie te va a dar por escrito.